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时间管理与会议技巧

   日期:2007-12-29     浏览:198    评论:0    
核心提示:管理大师彼得杜拉克曾提醒我们,就如同管理者对组织而言是最重要的资源一样,时间就是管理者最重要的资源。4. 务必要让接听电话

  管理大师彼得杜拉克曾提醒我们,就如同管理者对组织而言是最重要的资源一样,时间就是管理者最重要的资源。然而,不同于其它资源的是,时间不具有弹性。它无法加以储存或预为准备,暂时不用时便放在一旁。高绩效的管理者随时知道他们的时间是否有效的使用。在一天中,他们重复的查检「我是否将时间做了最有效的运用﹖这件事是否应该由别人来做﹖有那些事是根本不必要的

  ﹖有没有更好的方法来做这件事﹖我是否仍能保持清新的头脑,或是我已经到了饱和而效率递减的地步﹖」

  许多管理者是「工作狂」,他们将时间管理解释成在每一单位时间内,完成更多工作的方法。但是我们所探讨的时间管理却是着重所完成的结果,而非速度。因此本单元也将专注于成功的管理者,在日常工作上所运用有效时间管理的观念与技巧。使学员能够在回到工作岗位后,有计划的使自己不成为时间的奴隶而是主人。

  最常见的时间浪费原因包括电话干扰,不速的拜访,以及开会。在接下来的几页中将提供你许多取得掌控这些常见问题的做法。

  一、 如何避免电话上的时间浪费

  对于有效的时间管理而言,电话同时具有极大的帮助和破坏性。当你利用电话与对方连络时,它就是助力;反之当接到不速的电话时,它就成了妨碍。但是真正的问题是你要让自己成为电话的奴仆或主人。如果不论什么电话你每通都接,你就成了它的奴仆,而你的时间也就落入了他人的掌控。

  听任电话的主导,对有些工作而言是适当的,例如当你专事服务类工作时(消防队、警察等)。但对多数主管而言,应急救火只是工作的部分。对于那些电话该接,那些可以暂缓,要学着去分辨。在这二页中,我们试着列出一些方法来帮助你减少电话时间的浪费。或许,并非每种方法都适用于你的工作,但是你应找出二、三种可行的方法,并尽量去熟练它们。

  有效的电话时间管理方法 举例说明

  1.安排他人接听电话,知道是何人打来以及为了何事,这样做可以使你:

  (1)用稍后回电的方式,使手上更重要的工作不被打断。

  (2)有时间参考档案、资料,以帮助自己的谈话。

  (3)避免接听可以由他人(接听电话的秘书或助理)直接处理的电话。 秘书:马先生来电,问您有关韦氏项目的费用合计是多少。

  主管:请告诉他我正忙着,需要再过20分钟才能回电答复他所要的数字。顺便请妳把韦氏项目的档案找出来给我。

  2.设定不接听电话(紧急事件除外),以及用来回电的时段。这些不得干扰的时段可用来做最优先重要的工作,例如面谈,完成重要建议案等。 秘书:她在一个半小时内不会有空,但是可以在11点到11点半间,或下午3点到3点半之间回您电话。不知道那时候回电对您较为方便。

  有效的电话时间管理方法 举例说明

  3.训练接听电话的助手处理来电,或将它授权给部门中可以处理的人员。如此一来,既可培养他们的办事能力,又可提供较好,适时的服务给来电者。 来电者:我是史达夫。我想向老乔要这个月的费用数字。顺便想知道下个星期四在高雄的会议他是否要和我一起开车下去。

  秘书:乔先生正在忙,不过王小姐也可以告诉您所要的资料。请您稍待,让我看她在不在座位上。至于会议,就我所知乔先生要去参加在台南的另一个会,所以他不会去高雄。

  4. 务必要让接听电话者记录下完整的讯息,包括来电的目的,以便准备回电,或决定是否必须回电。这一点须靠着一些坚持与技巧方能做到。 秘书:史先生,可以请您告诉我,您找他有什么事吗?

  来电者:是一点私人的事。

  秘书:我这样告诉他,他是不是就会知道了呢?

  来电者:唔…也许不会。(沉默一下)我是想跟他讨论一个投资机会,我想他会感兴趣的。

  有效的电话时间管理方法 举例说明

  5.对于某些常会短话长说的人,在你打电话给他们时,不妨示范一下有效的电话使用法。告诉他们你打电话所要讨论的事项和所需使用的时间。这样做很可能会影响他们下次打电话给你的方式。 主管:周先生,有三件事我需要你的意见,可能要占用你七、八分钟的时间。你现在有没有空,或是你希望我在什么时候再打过来。

  6.对于某些人士,一打电话就容易漫无边际或偏离主题,当他们打电话给你时,要先订下时限。 主管:美丽,很高兴你打电话来。不过五分钟内我一定要去开会。希望够我们讲话。妳找我有什么事呢?

  7.破除来电者非找你不可的习惯。这尤其会发生在较熟识的人身上,他们总喜欢找「上面的人」即使其它的员工也能够处理这件事。 主管:王兄,你要的资料我可以帮你找,不过这件事现在是李小姐在负责,她可以提供你更好的服务。尤其是我因为常常不在座位上,你找我也不方便。这样好不好,我让李小姐马上跟你联络…。

  有效的电话时间管理方法 举例说明

  8.当你需要藉打电话收集大量资料时,应预先去电请对方安排下次通话的时间,并就谈话内容做准备。 主管:罗小姐,我们得讨论一下下次区域会议的议程。这两天妳什么时候比较方便?我想一方面妳需要时间构思一下,一方面我们也应该好好找个不被干扰的时间。你说我什么时候再打来比较好呢?

  9.打断(注意礼貌)浪费你时间的来电。 主管:(打断对方)王兄,真不好意思我不能再和你讲了,有人正在等我,不能让他们再等下去。也许我们待会儿可以再聊,抱歉。

 
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