手机版|
二维码|
雷格斯东亚区总裁 韩蓝霆 (Hans Leijten)认为，为了在2010年艰难的经济环境下生存，企业需要重要思考其办公空间的使用方式
现今人们谈论最多的话题之一就是“放低姿态”。即使经济已经有了复苏的迹像，企业却仍低调地按兵不动，他们在等待经济的彻底复苏。
由于经济衰退，企业在去年大都推迟了重大决策，而今年他们也许还要推迟，因为未来的经济形势仍不明朗。那些需要资本支出或者未来确定性的计划，如办公空间的扩大、租用与搬迁，都被搁置再议。
在我们看来，这种方法也并不可取。 全球经济在未来两到三年间都会有所起伏，因此未来规划就变得比较困难。企业在这种环境中要特别审慎。可审慎并不代表固步自封。能够在这种环境下生存发展的企业已经做好了采取行动的准备。
办公空间的全新诠释
在经济不景气的情况下，公司的业务计划需要足够的灵活性。他们需要灵活应变，充分了解到工作环境是不断变化的。从如何使用办公空间可以看出公司是否具有灵活性。
对于大多数公司来说，办公空间所需费用通常是开展业务的第二大固定支出。但是在一天的工作中，多达50%的办公空间无人使用。会议室常常空置，办公桌前也无人办公，员工已经成为移动办公一族，不是出差就是休假。这些办公空间唯一的用途就是让费用支出又增添一笔：不仅是租金，而且还包括公用设施、维护与保洁费用。如果一家公司的办公空间长期未得到充分利用，背负着如此沉重的包袱，又何谈增长与发展呢？
公司从衰退中总结的教训之一就是，随着公司的发展，办公空间并不一定需要扩大。办公空间应该根据需求增减。从传统的固定空间转变为灵活的按需空间可以将办公空间费用成功削减60%。使用灵活的按需空间可以让公司专注于核心业务，而其它使用固定办公室的企业就要承受选址、购买设备、维护和为员工划分办公区域之苦。
新的工作空间
全球有成千上万的企业选择配备齐全的商务中心作为永久办公地，而放弃租用传统的空间。他们不用一下支付五到十年的租金，可以根据需求扩大租用空间或续租。但是我们逐渐发现公司的期望远不止于此。
每两年雷格斯都会使用我们包含上百位联系人的国际数据库，进行一项面向全球员工的商业跟踪调查。作为全球服务行业的代表，该调查能够准确反应出全球企业的关注、计划与目标。2009年调查中最值得人深思的一个发现是企业对于办公空间的态度：59%的受调者认为有相当多的大企业在未来三年将减少对于办公空间的依赖，转而采用虚拟办公的方式；64%受调者认为小企业也在考虑这种做法。如果这些受调者的看法反映了真实情况，那么我们将迎来办公场所革命。
重大的科技进步意味着上百万人不再需要蛰伏在固定的办公室中。灵活与虚拟办公将大显神威。员工不再需要每日早出晚归地到固定大厦上班，他们可以随时随地根据需求办公。这表示员工的生活可以由自己自由掌控。他们第一天可以在家办公，第二天可以使用一个配备了高质量电信系统与宽带、视频会议设施的可随时使用的办公室，或者根据需求使用会议室。
办公室可以与员工的家在一条街上，也可以位于另一个州，或者在世界的另一端，这完全取决于员工自己，他可以在世界各地随时随地办公。雷格斯启动的商务环球会员计划正好满足了这一需求，能够为客户提供一个智能卡，让他们随意使用全球超过1,000个商务中心。
灵活办公帮助企业减少开支、更加环保
预计到2011年，全球移动办公人士的数量将达到10亿，占所有就业人口的30%还多。
很多移动人士最希望的就是能够好好利用途中的时间。他们不想再浪费宝贵的时间被堵在拥挤的高速公路上，或者在机场无聊等待，他们希望在离家近的地方办公。这反映出全球工作场所革命的另一个方面。
根据雷格斯的调查，在未来的数年中，中央商务区的固定办公室不在是企业的首选，更不是标准。相反，未来的员工不用花费很长的通勤时间，在远离城市中心的家附近就可以找到综合办公场所。我们已经在主要大都市的周边设立了最新的办公室，这其中包括达拉斯、休斯顿与代顿，员工的活动范围缩小，无论工作与娱乐都无需奔波。
人们将因此在生活与工作之间更好地保持平衡，通勤距离的缩短也能减少公司的碳足迹。另一个节省时间费用的好方法就是视频会议。使用视频会议来“面对面”的开会，这种方法使公司的差旅费减少高达75%。差旅预算因此获得很好地控制，而且对环境有益。
这种方式对于培训也十分有效。例如，高级经理或培训师可以使用视频会议来同时与不同地区的员工学员交流。培训师不用到四个地方出差，四个州的员工也无需乘飞机来参加研讨会，所有人都在家附近就可以达到相同的目的。此外，公司也可以因此减少碳足迹，让所有人更加高效的工作。
后衰退时代的决策
最近的全球衰退对所有雇主和雇员来说都是一次灾难性的经历。唯一的可取之处就让越来越多的公司重新思考办公方式。
具有远见卓识的企业正在改变对于工作场所的看法。 他们正在考虑是否需要昂贵、需要长期租用的办公室。员工在何处、以何种方式才能更好地办公。他们致力于减少差旅，并且正在实行远程办公策略。为员工提供随时办公所需的专业工具与资源，从先进技术到非集中化的办公室与集会空间。
这些企业同时还在思考移动员工与灵活办公的员工如何交流沟通。如他们如何相互协作，如何交换想法，如何合力带来创新力量。
改变的时机
我谈到“远见卓识”的企业正在求变，实际上，无需等待，现在就是改变的最佳时机。从经济衰退开始，常规的企业运营战略已经颇有风险。想要逆风而行，企业需要把握良机。
选择时机与实现灵活是关键。为了应对衰退，雷格斯发布了比过去十年的产品相加更多的新产品，其中最重要的就是商务环球会员计划，一款阻击衰退的产品，加入计划的企业将更加灵活、高效。这一解决方案被证实极受欢迎。对于刚起步的小企业来说，他们可以抓住机遇避免办公空间开销过多。对于大企业来说，他们可以降低成本，提高工作效率。
雷格斯在经济衰退期已经完成革新，因为我们已经从中学到了宝贵的一课。不应该固步不前，企业应该摆脱束缚，轻装上阵。在2010年仍然起伏不定的环境中，企业应该学会规避风险，减少固定成本，以足够的灵活性在经济周期的不同阶段寻找更多发展机遇。
这些原则不仅能够帮助他们从经济复苏迎来更好的发展，而且还能帮助他们平安渡过下一个经济寒冬。
韩蓝霆 (Hans Leijten)
雷格斯东亚区总裁
韩蓝霆 (Hans Leijten) 于2008年初加入雷格斯集团担任东亚区总裁。韩蓝霆在世界各地不同岗位积累了20多年服务行业的工作经验。他同时拥有理学硕士及法学学位。目前韩蓝霆在上海工作，麾下30支商务中心管理团队遍及整个大中华区。在雷格斯之前，他任职于法航荷航集团，曾担任过在欧洲及亚洲的总经理职位。
