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区分工作空间
组织专家彼得·沃尔什（Peter Walsh）认为，每个专业人士都要先扪心自问，我想在办公空间中做什么，这样能满足我的需求吗？在确立你希望和需要使用空间的目标后，按照你的日常功能设置区域。你可能需要为电脑设置工作区，为研究设置图书区，为办公用品设置存储区，为你的档案设置归档区。这为有效地利用空间奠定了基础。
只在手边保留你需要的物品
彼得·沃尔什表示，“你应该把马上需要的物品放在手边。”成盒的钢笔、成堆的文件和旧咖啡杯都应该清理走。而且，通过减少必需品的数量，可以让你的办公桌摆脱视觉混乱。对于大多数人来说，这意味着在你最常用的办公空间放置一台电脑显示器和键盘、电话、两支笔、一个笔记本、一盏灯和一张家庭照片。办公用品、书面文件和个人物品都应该放在你为它们划分好的区域。
建立文件的日常管理制度
时间管理咨询公司The Productivity Pro的总裁劳拉·斯泰克（Laura Stack）表示，“无纸化办公就是一场闹剧。今天的大多数专业人士还淹没在书面文件中。”简化处理文件的流程，在不同的文件夹上标明“阅览”、“执行”和“归档”。确定每个文件的处理天数，这样你就不会延误工作，或者为需要同时办许多事感到痛苦万分。对于正在进行的项目，把这些文件用颜色编码，把它们和你的档案分开放置。使用这种方法，你就了解工作所需的一切和首先你需要注意的问题。
设立界限
彼得·沃尔什表示，“问题不在于空间，而在于太多的东西。”从一开始，你就要为所能容忍的物品数量设立界限。给自己放置一个书架。等到书架放满的时候，你每增加一本新书，就拿走一本旧书，保持这个界限。同样的道理也适用于档案。当你的柜子不堪重负的时候，就要清理档案，扔掉那些你不再需要的书面文件。长期维护和你最初的整理计划一样重要。
清理你的万能抽屉
简·布朗室内设计公司（Jane Brown Interiors）的创始人简·布朗（Jane Brown）表示，“大多数人把物品扔进办公桌抽屉里，然后这些东西就消失在他们的视线里。”然而过了一段时间，他们根本不知道抽屉里放了什么，甚至打开抽屉的时候会感到焦虑。布朗建议采用分格抽屉，为所有东西指定一个区域，比如分格存放回形针和橡皮筋。然后每过六个星期检查一遍，把放错地方或用不上的东西清理出来。布朗警告说，你需要在日程表上写上这个任务，这样你就能遵守约定。
不要把电子邮件作为工作列表
劳拉·斯泰克表示，我们大多数人都淹没在电子邮件中，过于频繁地把收件箱当做工作列表。她认为，数字垃圾像现实垃圾一样让人感到紧张、消耗能量。劳拉·斯泰克建议，整理收件箱类似于清理你的纸质文件，无论是文件夹还是软件内部的任务功能都是如此。比如说，不要杂乱无序地标注电子邮件，而是使用Outlook 或Entourage指令来设置提醒，然后跟进。
简化桌面图标
彼得·沃尔什表示，“每天早晨，你的办公室应该欢迎你的到来，激励你做好自己的工作。”其中包括你的电脑，这是现代员工的必备工具。图标混乱的电脑屏幕会让你产生应激激素，让你无法找到任何东西。相反，你要创建一个逻辑清楚的数字文件系统，把你的桌面图标减少到仅有的几个。同样的道理，清理显示器上的便利贴和提示条，因为这些东西会分散你对工作的注意力。
安装挂衣钩
布朗表示，如果个人物品没有远离地板和桌子，放在特定位置上，它们会很快淹没空间。她建议你在办公室或隔间墙壁上安装挂钩来挂外套。考虑到视觉效果，为你的包、外套和雨伞配备单独的挂钩，养成每天悬挂物品的习惯。这样做的话，你的同事和客人就不需要跨过你的皮包，或者坐在你的外套上。
用篮子或抽屉来存放短期物品
即使最完美的整理计划，也可能出现多余的物品。首先了解你自己和你的计划。你可能需要短期存放物品的区域。也许你会收到一份日报或订阅的杂志。你可以用篮子来放置这些物品，定期把他们清理出去。同样，如果经常携带运动包或替换的鞋子，可以放在指定的抽屉或橱柜里，方便拿出来。
定期消毒
即使你保持整洁，也需要防止累积的灰尘、污垢、食物污渍和指纹。Adecco公司的珍妮·迪蒂（Jennie Dede）建议，定期使用消毒湿巾，每周擦拭一次你的办公桌、电话、键盘和显示器。这个习惯会迫使你清理零落的文件和存放的垃圾。根据Adecco公司的调查显示，有四分之三的员工表示，干净的办公室会让他们的工作效率更高。
