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如果你是一位职业经理人,是否为每天一大早纷至沓来的事务弄得焦头烂额?既有信函、报表,又有帐单、命令。如果你是一位人力资源总监,是否为选拔优秀的员工而不知所措?既要领导型、干事型,又要艺术型、现实型。文件筐测试作为一种科学实用的人才测评工具,刚好使类似选拔的问题迎刃而解,而且事半功倍。
一、文件筐测试为何物
文件筐测试,通常又叫公文处理测验,是评价中心最常用和最核心的技术之一,是评价担任特定职务的管理人员,在典型职业环境下获取有关资料,恰当处理各类信息,准确做出管理决策,有效开展协调和控制工作的能力及其现场表现行为的综合测试。
该测试在假设的情景中进行,这一情景例如企业、机关所发生的实际业务、管理环境,提供给被测评者信息如信函、报表、请示及其他有关文件,内容涉及人事、财务、营销等多种信息。这些资料放在文件筐里,被测评者以管理者身份,模拟真实生活中的情景,在规定的限时内(通常1-3小时)完成各种文件的处理,测评者通过被测评者的行为表现和书面回答,测评其各项能力指标,再根据评分结果,录用所需优秀人才。
二次世界大战正酣,美国在向德国法西斯派遣谍报人员时,采用情景模拟法(文件筐测试的雏形)物色优秀人选,取得了良好的效果。当这一创意被应用于商界时,同样也取得了轰动性效应。美国电报电话公司最早尝到了它的甜头,先后在本企业400多名年轻经理人上试行了这种测试的民用版,重点评估管理人员的知识、技能、价值观和职业规划。之后若干年内不断有公司跟进。到目前,在美国已有1000多家知名企业采用过该测试,其中就包括福特汽车、通用电气等诸多大型跨国集团。
二、文件筐测试的考察内容
文件筐测试考察的主要指标包括五个方面:计划能力、组织能力、预测能力、决策能力和沟通能力。这几方面的能力都与企业可持续发展的保持和提升息息相关,因而倍受关注,不得不提。
计划能力 被测评者就所给材料而获取的信息,分析问题之现状,挖掘问题的根源和问题间错综复杂的联系,最后确定工作目标、工作任务、工作方法和工作步骤的能力。
组织能力 被测评者按照各项既定工作任务的重要程度和紧急程度安排时间,调配好人、财、物等资源,合理授权并进行相应组织机构或人力资源调整的能力。
预测能力 被测评者对模拟工作环境中的相互关联要素和总体形式,未来发展趋势进行准确判断,预先采取相应措施的能力。
决策能力 被测评者在解决实际工作问题,特别是重大战术、战略问题、紧急事件时,策划并果断选择高效用、高质量方案的能力。
沟通能力 被测评者通过书面形式如电子邮件、传真、信函或公文的形式向上和向下表达个人思想和意见的能力。
三、文件筐测试的应用
各公司文件筐测试的应用过程虽有差别,但总体来说,一般分为三个步骤,具体如下:
1、向每一位被测评者发放一套文件(一般15-20份)包括:下级呈来的报告、请示、计划、预算,同级部门的备忘录,上级的指示、批复、规定,外界用户、供应商、银行、政府有关部门和公司所在社区的函电、传真及电话记录,甚至还有群众的检举或投诉信,这些都是在管理人员的办公桌上出现频率比较高的文件。
2、向被测评者介绍有关背景资料,然后告诉被测评者,他现在就是这个职位的任职者,全权负责处理所给全部公文材料。要使被测评者认识到,他现在不是在做游戏,也非代人理职,他现在是货真价实的当权者,他要根据自己的经验、知识和性格在给定的时间里去处理解决问题。他不能说自己将如何去做,而应是真刀真枪地处理各项事务。因此,各被测评者必须留下笔记、信件等,这是每一位被测评者工作业绩的最好记录。
3、处理结果将交由测评组按规定考核维度与标准进行考评。通常不是定性式的给予评语,而是就某些维度逐一定量式地评分(常用五分制)。最常见的考评维度有7个,即个人自信心、企业领导能力、计划安排能力、书面表达能力、分析决策能力、风险承担能力与信息敏感性,但也可以按具体情况增删,如加上创造思维能力、工作方法合理性等。总而言之,要评估被测评者在拟提升岗位上独立工作的胜任力和长期发展的潜力和素质。
四、需要注意的几个问题
虽说文件筐测试看起来不是很复杂,实施起来应该比较方便,其实不然,应用不好会影响选拔的效度,甚至失败。因而,准确地实施文件筐测试必须慎重,有几个问题要注意:
1、测试题目设计攻略
形如人力资源最基础的工作是工作分析一样,文件筐测试也是从工作分析开始的,工作分析的关键内容开展得越规范、越深入、越细致,题目设计就越容易。但这还远远不够,还有一系列的因素需要重点考虑:(1)企业所处行业特点,(2)企业内外部环境,(3)企业现在、将来的文化,(4)测评目的,(5)管理岗位设置目的,(6)管理岗位工作性质与方式,(7)管理活动的内容,(8)管理者与上下级、顾客的关系,(9)管理者可协调人财物等资源。
2、记分问题的改进
目前和今后,文件筐测试记分研究需要解决的问题是:如何减少文件筐测试的记分时间和提高记分的内在一致性。为了这个目标,一些研究者采用了计算机呈现多项选择的方式并标准化地供被测试者选择答案,但这种做法存在一定的缺点,就是缺乏互动性,与管理者想法有出入,和实际管理情景相差太远,对于一些有主动性、创造性的被测评者,他们的回答无足够的自由空间。唯一能够评估的是被测评者对多项选择反应和敏捷回答的能力,而其有效性、精确性尚未得到广大学者的认同。
3、对测评者综合素质有要求
文件筐测试,要求考官不仅掌握管理学与心理学的基础知识,了解文件筐测试的理论和实践依据,而且还要求其对被测评者所任职的责任和任职资格进行系统研究,能够独立或与他人合作设计测评题目,能够游刃有余地开展考评发问,能够对被测评者进行全面、客观、公正的评价。在目前,一个完善的测评队伍一般由管理顾问、咨询专家和本企业高级管理人员组成。
综上所述,文件筐测试在选拔管理人员,特别是中高级管理人才,存在着自身特殊的优越性,自我国企业引用以来,为不少企业选拔人才提供了有益的帮助,随着我国企业改革的不断深入,文件筐测试的应用和发展必将前景广阔,为企业选拔出更多,更优秀的人才。
(作者戴恩民,玉柴营销有限公司人力资源部,欢迎您与作者探讨您的观点和看法,电子邮件: dm1100@126.com)
