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纸质劳动合同的“几宗罪”

   日期:2020-04-12     作者:左葆瑜    浏览:92    评论:0    
核心提示:我作为一名人力资源战线上的老兵,长期聚焦于人力资源共享服务和数字化的建设,在共享服务普遍采用的工具中,我对电子合同情有独钟,非常愿意作为推广电子合同的吹鼓手,实际上在早几年电子合同还没有得到普遍关注的时候,我在“HR共享服务的搭建、管理和优化”的公开课中就已经开始介绍电子合同,并极力推荐企业采用这样一

我作为一名人力资源战线上的老兵,长期聚焦于人力资源共享服务和数字化的建设,在共享服务普遍采用的工具中,我对电子合同情有独钟,非常愿意作为推广电子合同的吹鼓手,实际上在早几年电子合同还没有得到普遍关注的时候,我在“HR共享服务的搭建、管理和优化”的公开课中就已经开始介绍电子合同,并极力推荐企业采用这样一种线上的交付形式。其原因是在多年的HR职业生涯中,深切的感受到纸质合同给人力资源管理人员带来的困恼。

以劳动合同为典型代表的各类员工资料一直以来都是企业人力资源管理人员非常头痛的难题,难以找到有效的解决方案。在搭建和运营人力资源共享服务中心的过程中,其痛点突显出来。在共享服务设计和运营的人员和选址问题上,以签订劳动合同为典型代表的日常事务性工作但又需要面对面处理的工作就非常棘手,有些企业将该类面对面处理的工作交给HRBP,引来HRBP的抱怨,认为HRBP仍然承担过多的日常事务性工作,且难以保证质量。而交给共享服务无疑有悖于共享服务的规模化效应的原则,造成共享服务需要在多地安排服务人员。德勤公司在2018年中国地区人力共享中心调研揭示国内人力资源共享服务的效能有待提高,我以为这样的结果也与纸质合同不无关系。

在与业界同仁探讨采用电子合同的可能性时,大家普遍关心的就是电子合同的法律效应和社会的认可度。国家和政府层面上讲,已经在法律的层面保证了电子合同的有效性,保证了可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力,并肯定了电子签名、数据电文的文书与手写签字的书面文件具有相同的法律效力。今年三月四日《人力资源社会保障部关于订立电子劳动合同有关问题的函》更是专门对电子劳动合同予以了充分的肯定,由于网上有较多的介绍,在此就不赘述。

在此笔者想特别强调和分析的是我们习以为常的纸质合同是不是保险,个人以为传统的纸质合同其安全性更加堪忧。只不过是别有用心的劳动者还没有意识到可能存在的漏洞,主要存在的安全隐患在下面几个方面:

多盖错盖,无法审计

为了防止在签署劳动合同过程中,可能存在的管理人员为了自身利益而多盖错盖,很多企业通过指定专人盖公司章、人力资源部申请公司人力资源专用章并由专人保管和使用、安装摄像头等多种方法管控风险。姑且不论效率问题,即使是指定的专人就一定安全保险吗?是否会由于工作的责任心把关不严以及当事人的私人利益“盗用”?可怕的是一旦出现了多盖错盖,企业根本无从知晓,无法审计,给企业埋下了一个定时炸弹。

假冒代签,难以鉴别

劳动者的劳动合同必须由本人签署或者经过书面授权的他人代理签署,同时在签订劳动合同时必须遵循公平原则,必须是本人意愿的真实体现。如果我们企业不是在有摄像头的监控下要求员工当面签署(这一点对于外地的员工更难管控),别有用心的员工主张企业没有签劳动合同,企业又该如何举证?且不论未当面签署的劳动合同很有可能会由他人代签,即使是本人以正常的签字方式签署的劳动合同,笔迹鉴定不能证明是劳动者本人签署的也是一个不太小的概率事件。

监守自盗,如何避免

无须讳言相关责任人监守自盗的情景并不罕见。如有家外企公司其劳动合同的管理相比较其它公司已经规范很多,有位雇佣时间不长的工厂人力资源经理在离职时主张企业没有签署劳动合同,要求双倍赔偿。而事实上这家公司已和她签署了劳动合同,但是在公司里档案柜里就是找不到她的这份劳动合同。当时这家公司是“哑巴吃黄连,有苦说不出”,还怕以后被其它人员效仿,只有私下通过庭外和解的方式给与了这位人力资源经理所希望的补偿。

缺失遗漏,如何发现

纸质合同的管理一直是人力资源管理人员的nightmare,特别是对于人员调动变化频繁的企业尤为困难。而一旦发生缺失遗漏的现象,查找和审计就像大海捞针一样困难。而据笔者了解,劳动合同缺失遗漏的现象也同样不罕见。企业人力资源部门敢于保证自己企业所有员工的劳动合同都会及时签署且妥善保管的恐怕少之又少。甚至笔者本人也曾有过同样的尴尬,当时在一家企业里负责亚太区人力资源信息化和共享服务中心的搭建,由于亚太区管理人员所属的法人实体几经调整和变化,有一次在需要变更和重新签署时,中国的HRD发现包括我本人在内的部分亚太区工作人员的劳动合同找不到了,发现后虽然我们作为人力资源部门及时进行采取了补救措施。并且在我们随后搭建的人力资源共享服务中心过程中特别强调了劳动合同的属地化管理原则,并且强化了人员调动时劳动合同等相关个人档案的交接流程。


笔者认为我们通常使用的纸质劳动合同签署和管理方式并非就一定合理和安全,即使在几年前电子合同还没有如此普及和成熟的时候,纸质合同并非比电子合同更保险。现实世界中由于劳动者没有发现传统的合同签署和管理方式可能存在的漏洞,因而到目前为止,主张的案例不是很多,但并不表示风险小。而面对电子合同这样一种新型的安全可靠的工具,有些企业管理人员担心变革和创新可能会给自身在企业中的利益带来风险,因而谨小慎微,举步维艰。

美团点评是较早全员采用电子劳动合同的企业之一,在与美团点评原人力资源共享服务负责人叶总在学习取经的过程中,叶总认为“美团点评的员工遍布全国各地,传统的纸质合同管理效率低、成本高、风险大,推进电子合同后即使遇到由于电子合同而产生的争议且对企业不利的情景出现,但从公司整体的成本和效益上的来分析,采用电子合同利大于弊”。

我以为面对变革和创新可能会带来一些小case,可能会受到他人的指责和怪罪,能从公司整体利益上来思考和分析,在总体可控的情况下敢于承担责任、敢于创新,这才是作为专业经理人应有的情怀。


 
标签: 电子合同
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