基于标杆的组织信息化评价一激励模型

　　组织(盈利性企业、非盈利性组织以及政府机构)信息化是系统工程,是组织应用信息技术及息产品与其它要素(人、财、物)不断融合,促进变革管理组织,改进管理方法,提高服务质量和效率,降低运营成本,增加组织柔性,形成全新的组织文化,促进组织可持续发展的过程。

　　组织信息化过程实际上也是一个不断评价和完善的过程,即一个通过不断获取反馈信息进行系统调节的过程。组织信息化评价就是组织信息化过程的反馈环节。

　　图中“采纳主体”是评价信息的接受的主体,是信息化决策主体和实施主体,它可能是组织,也可能是组织中的组成部分或个体。有了这样一个环节可以帮助组织有针对性地解决问题,一方面对全过程进行全面的评价,彻底检查组织信息化的现状、所处阶段,并与组织的既定目标对比,发现实施过程中存在的问题,找出差距;另一方面,总结经验和教训,根据组织所面临的新环境和新业务而调整。由此可以看出,组织信息化过程与组织的信息化评价是一个完整的过程,信息化评价应该围绕组织信息化的最终目的,在设计信息化评价方案时,不仅应考虑评价结果的合理性,还应考虑评价过程和结果对后续决策和行为的影响。

　　本文在分析现有组织信息化评价研究的基础上,提出了一种基于标杆管理的信息化评价一激励模型,该模型同时将组织信息化评价(反馈)和信息化促进(激励)融为一体,形成可以持续改进的促进组织信息化的机制。

　　一、组织信息化评价研究概况

　　组织信息化评价的研究可以分为两类,一类是定性的阶段评价模型或成熟度模型(Maturitv Model),另一类是定量的信息化评价。

　　1.定性的阶段评价模型(成熟度模型)

　　定性的阶段评价模型是根据组织信息化过程的属性特征(信息技术、信息技术投人、信息资源集成度、信息化的广度和深度等),把信息化过程划分为若干个阶段,具代表性的有以下几个:

　　Nolan是最早对组织信息化进行阶段划分的。1973年,Nolan根据美国企业的调查数据,以企业IT应用支出为主要考察指标,发现了企业IT支出随时间的推移呈5形曲线变化,他将企业IT应用分为四个阶段,即初装、传播、控制和集成。为了适应情况的需要,1980年Ndan又将该模型扩展为六个阶段,即初装、传播、控制、集成、数据管理和成熟。后来,Nalan又将六个阶段划分为计算机时代和信息时代。90年代,为了进一步适应信息技术发展的需要,Nolan又提出了理解组织信息化的三阶段模型,其中包括:数据处理时代、信息技术时代和网络时代。随后Synnott(1987)在Nolan模型的基础上进行了研究。

　　SW一CMM模型是1986年由美国卡内基·梅隆大学软件工程研究所提出的软件能力成熟度模型(capahilitymaturitymodel,CMM),主要用于对软件过程改善和软件过程评估。SW一CMM模型提供了一个基于过去所有软件工程成果的过程能力阶梯式进化的框架,阶梯共有五级。这五级由低到高依次为初始级、可重复级、已定义级、定量管理级和优化级。

　　左美云(2005年)使用DELPHI法综合巧名专家的意见,得到五阶段的信息化成熟度模型,这五个阶段分别是:技术支撑级、资源集成级、管理优化级、战略支持级和持续改善级。

　　定性的阶段评价模型可以用于判断组织目前所处的信息化阶段和下一步发展方向,但组织如何进入下一个阶段,这些模型没有涉及。

　　2.信息化定量评价

　　定量评价模型通过设定评价指标、分配权重、统计信息和综合计算最后得到单一的数值,用以衡量组织的信息化水平。

　　较早时期的组织信息化评价多侧重引人宏观的社会整体信息化水平测度体系,如马克卢普测度理论和波特拉测度理论,这是从资源占有的观点考察企业信息技术设施。

　　随着人们对组织信息化内涵认识的不断深人,对信息化的评价也由原来的单一的资源占有角度,发展到多角度综合评价。金世伟(2006)系统地综合了企业组织结构、企业文化、业务流程重组和信息技术等因素,从企业绩效变革和信息化二者藕合的角度出发,用平衡计分卡方法对企业信息与企业绩效进行分析,这对信息化评价体系设计具有理论指导意义。傅铅生、纪福连、金勇、周朝民等先后提出了信息化的评价体系。评价的方面包括企业战略、人力资源、IT基础设施、IT应用、IT安全与控制、企业效率和柔性等。国家信息化测评中心的《企业信息化基本指标构成方案(试行)》和《企业信息化效能指标构成方案》是对信息化评价理论的具体应用。

　　另外一些针对信息化评价的研究主要是信息化评价方法。杜栋(2005)用层次分析法确定指标的权重,王慧英(2005)用主成分分析法确定权重,刘英姿(2004)将层次分析法和模糊理论结合起来,建立了模糊层次评估模型,用此模型对企业信息化的综合水平进行评价;石长波(2005)使用数据包络分析法评价旅游企业的信息化水平。陈骑兵(2006) 采用多层次灰色评价方法进行评价分析;刘春红则通过实证方法研究了我国银行业的信息化水平及相关管理要素。

　　可见,现有的信息化评价研究主要集中在阶段评价、指标设计和评价计算三个层面。已有的研究在指标体系的设计阶段考虑了组织战略、企业绩效组织结构、组织文化等因素,在计算方法层面主要是关注技术手段等问题,很少有将组织信息化评价和信息化实施作为一个整体来研究。

　　二、基于标杆的组织评价一激励模型

　　1.模型的激励理论基础

　　期望理论(Expectancytheo)维克多·弗隆姆(victorvroom)(1964)阐述了期望理论模型。弗隆姆提出的期望理论的基础是:人之所以能够从事某项工作并达成组织目标,是因为这些工作和组织目标会帮助他们达成自己的目标,满足自己某方面的需要。弗隆姆认为,人们采取某项行动的动力或激励力取决于其对行动结果的价值评价和预期达成该结果可能性的估计。换言之,激励力的大小取决于该行动所能达成目标并能导致某种结果的全部预期价值乘以他认为达成该目标并得到某种结果的概率。用公式表示为:M=VxE。

　　其中:M:激励力量,是使人们采取某一行为的内驱力。这是指调动一个人积极性,激发出人的潜力的程度。

　　V:目标效价,指达成目标后对于满足个人需要其价值的大小,它反映个人对某一成果或奖酬的重视与渴望。

　　E: 期望值,指根据经验进行的主观判断,达成目标并能导致某种结果的概率,是个人对某一行为导致特定成果的可能性的估计与判断。显然,只有当人们对某一行动成果的效价和期望值同时处于较高水平时,才能产生强大的激励力。

　　目标设置理论(Goal一settingtheo)爱德温·洛克(1960)(EdwinLocke)提出,指向一个目标的工作意向是工作激励的主要源泉。也就是说,目标告诉员工做什么以及需要做出多大努力。明确的目标能提高绩效;反馈比无反馈带来更高的绩效。在很多情况下,参与式的目标能带来更高的绩效。

　　2. 基于标杆的评价一激励模型设计

　　基于标杆的评价一激励模型的核心内容是对组织的信息化目标进行标杆管理和让员工参与信息化水平评价。

　　标杆管理(Benchmarking,也称基准管理)通常包括内部标杆管理、竞争标杆管理、流程标杆管理、职能标杆管理四类。美国1997年一项研究表明,1996年世界500强企业中有近90%的企业在日常管理活动中应用了标杆管理。由于标杆本身是在其他地方已经存在的现实,根据标杆设置目标,目标更加具体,目标实现的概率更大,按照上述期望激励理论,期望值E(目标实现的概率)大,则激励力量更大;同时按照目标设置理论,标杆本身是非常明确具体的目标,因此可以产生更好的激励效果。

　　让员工参与组织信息化水平评价是一种必要的并且可行的选择。首先,组织信息化本身就涉及每一个员工,员工直接参与到信息化评价中减少了信息化反馈信息的中间环节,在适当的激励下,可以获得更好的效果。其次,组织信息化评价本身就是一个学习过程,可以与组织的人力培训融合。再次,组织信息化水平改进不仅意味着生产效率和客户价值的提高,而且会带来员工价值的提高,一般而言,在不带来负面影响的前提下,员工自身有提高组织信息化水平的内在需求,而正确地反馈信息有利于这种改变。

　　综合已有的组织信息化评价研究,本文提出的基于标杆的评价一激励模型如图2所示。

(1)标杆库

　　在该模型中存在一个国家级或行业级的标杆库,这个设计是有先例的,例如,在美国、欧洲各国、日本、南非、墨西哥、加拿大等国家,已经建立了政府性质或准政府性质的标杆管理专门机构,来组织协调标杆管理工作。我国国家信息化测评中心也从204年起每年评选若干个信息化标杆企业,但作者认为对信息化标杆的粒度不应该停留在企业级,而应该进一步细化,可以按照行业,划分到业务功能级。例如对于高校的学生可以参与评价的信息化标杆可以按照其关键业务流程划分为多个功能模块(如图3),按照功能模块设定选择标杆;可以由国家或行业运用“申请一评奖一发布”机制运行维护,并且保证标杆的不断更新与改进。另外,对于标杆的表现形式应该易于理解,或为图文并茂的文档,或为富有表现力的音响的多媒体。

　　(2)员工参与评价

　　组织可阶段性地组织员工参与评价信息化水平。首先,要求员工学习与其有关的标杆案例。然后,让每个员工结合本组织的实际情况对与自己相关的部分做出信息化水平评价,让员工提出自己希望实现的改进和可以实现的改进。最后专家对员工的评价进行修正或技术处理,从而对组织的信息化水平得出结论。这个过程可以由组织自评或聘请有经验的第三方参与实施。

　　(3)制定阶段信息化改进目标

　　根据存在的信息化标杆库,组织根据自己的总体战略、业务流程、组织结构、信息化现状和员工参与的评价结果与提出的期望,制定信息化阶段目标。之所以制定阶段化的目标而不是直接以标杆为目标是因为如果相对于标杆而言,组织的信息化程度相差太多的话,过高的目标会使员工感觉成功概率比较低,按照期望理论,这时激励的作用会被降低。这个过程中组织还可能根据标杆优化自身的业务流程,改变自身的组织结构。

　　(4)信息化持续改进

　　由于标杆本身是不断更新改进的,组织不断地根据标杆制定自己的阶段化目标,因此信息化水平将持续不断地得到提高。

　　3.与其它模型的关系

　　评价一激励模型与阶段评价模型(成熟度模型)相互补充。阶段评价模型用于评价组织所处的阶段,它可以告诉我们信息化水平的目前位置,而评价一激励模型提供了组织从一个阶段发展到下一个阶段的有效方法。同时,评价一激励模型还会用到多层次指标的设定和计算,这些定量内容会提供很好的支持。

　　4.模型可能受到的限制

　　限制1:国家级或行业级的标杆库的设立需要一个逐渐完善的过程,预计需要3一5年的时间。

　　限制2:评价一激励模型以信息化改进为主要目的,而不是以单纯的评价为目的。因此评价过程需要有很好的组织力。

　　限制3:员工素质对该模型的使用有影响,该模型更加适合以知识型员工为主的组织。