如何进行岗位工作量调查

　　岗位工作量调查,也称为岗位工作饱满度测试,是企业领导和人力资源管理部门了解在岗员工工作状况的主要手段,也是企业进行定岗定编的重要依据。但很多企业在开展这项工作时感觉非常棘手,往往半途而废。归纳起来,主要有以下几方面的原因:

　　一是缺乏科学有效的操作方法,导致调查结果形式各异,无法比较:

　　二是缺乏明确的衡量标准,对调查结果不能进行有效判别:

　　三是受制于本单位人员能力素质和管理制度,调查结果不能反映岗位真实情况。

　　笔者根据多年的咨询管理经验,总结出一套容易操作的岗位工作量调查方法,能够较好地应对以上问题。这套方法首先是从工作分析入手,明确岗位的具体工作职责,并将职责细化为日常的工作步骤,然后对这些工作步骤的完成时间进行统计,与预先设计好的岗位工作判定标准进行对比,结合岗位任职人员的能力素质,对各岗位的工作量进行评估判断,最后根据本单位实际情况和未来经营目标,对岗位设置合理性进行评判,提出相关岗位职责调整方案以及岗位编制建议。本文重点讨论岗位工作职责明晰以后如何进行岗位工作量调查。

　　岗位工作量化判定标准

　　岗位工作量化判定标准是根据岗位工作量、岗位工作结构和岗位工作强度来确定相应标准,以此作为判断岗位设置是否充分以及岗位是否需要调整的依据。岗位工作量化判定标准如下:

　　1、岗位工作量标准 　工作量百分比法:工作量饱满度=岗位有效工作时间/平均正常工作时间×100%

　　统计工作时间一般以日、周、月或年为单位,如岗位年实际工作饱满度=岗位年实际工作日/年有效工作日×100%。一般饱满度达到70%以上时,说明岗位工作量饱满。

　　岗位工作量饱满度判别标准如下

　　很饱满:90%以上;

　　饱满:70%-90%:

　　基本饱满:50%-70%,

　　不饱满:50%以下。

　　2、岗位工作结构标准

　　按照日常性、阶段性和临时性工作划分,日常性工作是指依据现有组织目标和职能展开的工作,日常性工作量/总工作量×100%,比值在50%以上,说明岗位设置依据充分,一般日常性工作应占总工作量的60%以上。如果日常性工作低于50%,说明岗位工作量不稳定,会出现时而饱满,时而不饱满的情况。

　　3、岗位工作强度分布标准

　　如果岗位工作量在一段时间内的总量正常,但主要集中某段时间,造成这段时间工作量出现了波峰(一天工作量达到10小时以上),而其余时间出现了波谷(一天的工作量不足4小时):或者持续每天工作时间在10小时以上,且这样的工作日占全年有效日的30%以上,应认为工作强度分布不均。

　　进行岗位工作量调查

　　一般来说,每个岗位的工作可以划分为日常性:工作、阶段性:工作和临时性工作。日常性工作指每天重复做的工作,阶段性工作指每周/月/季/年做的工作,临时性工作指上级单位/领导或相关部门临时安排或突发性的工作。根据岗位工作职责,填写工作调查问卷,将岗位职责细化为日常的工作步骤,对每一工作步骤进行现场观察并统计完成每一步工作所耗费的时间,对照岗位工作量化判定标准,对岗位工作饱满度进行初步判断。

　　需要说明的是,当岗位存在一岗多人时,可以选择一些人员进行观察统计,这样得到的数据更加客观。此外,通过对该岗位多数人员工作量统计结果,可以得出每一工作步骤的最快工作时间,将各步骤的最快工作时间累加,即得出该岗位完成所有工作的最佳工作时间。以此作为标杆,鼓励在岗人员向标杆工作时间看齐,以提高工作效率。

　　对岗位设置进行判定

　　有了岗位工作量化判定标准和各岗位工作量调查结果,可对岗位设置合理性进行判断并提出相应建议。以某公司调运处为例,通过对该部门各岗位在岗人员的工作量调查统计结果,提出岗位调整建议。

　　通过以上操作步骤,比较清楚地对岗位的工作量进行判定,并得出了岗位调整建议。在操作过程中,还需要注意以下几点

　　1、区别岗位工作性质的不同

　　根据岗位工作结构特点的不同,将岗位划分为以日常性工作为主的岗位和以非常性工作为主的岗位。以上方法更适用于以日常性工作为主的岗位。对于以非日常性工作为主的岗位(如行政事务岗位或技术研发岗位),可以采用一些变通的方法,比如将日常性工作的界定范围从每天扩大到每周,或者只对岗位全年工作量进行判定,而不再对岗位日常工作量进行评估。 　

    2、内部专家的选定 　

    在岗人员的工作时间测出后,除非对岗位的工作特点非常熟悉,否则第三方是无法对在岗人员所耗费时间的合理性进行准确评判的,而从外部寻找标杆岗位的数据又非常困难。因此,组建单位内部的专家评审组就非常有必要。内部专家一般是由部门主管领导、公司高层、公司资深员工等共同维成,这些人能够比较好地结合本单位实际情况和人员水平对岗位的工作耗费时间做出合理评价。

　　3、考虑公司业务发展和员工素质的影响

　　由于企业所处的环境及其各种条件变化越来越快,在某一时间段做出的岗位工作量调查可能在本时间段内有意义。随着企业内、外部情况和员工能力素质的不断变化,很难有一个“绝对正确、完全适用和一成不变”的统计结果,它是服从于企业总体目标要求,在不断变化中的动态调整过程。所以,各企业在每年的发展中,应注重积累历史数据,进行岗位工作量的动态分析与预测,以满足经营管理的实际需要。