“人力资源管理信息化”（eHR）问答

　　问：请问您eHR 的确切定义是什么呢？

　　申刚正：eHR 是最近几年人力资源领域出现的新名词。它实际上指的是人力资源管理信息化的全面解决方案，基本上由面向HR 部门的业务管理系统(HRMS)与面向企业不同角色（高管人员、直线经理、普通员工、HR 专业管理者）的网络自助服务系统（Self-Service）两大部分组成，是对传统HRMS 在技术上（建立在Internet/Intranet 技术基础之上）与理念上（建立在全面人力资源管理观之上，强调全员的共同参与）的延伸。与传统人力资源管理系统不同，eHR 是从“全面人力资源管理”的角度出发，利用Internet/Intranet 技术为HR 管理搭建一个标准化、规范化、网络化的工作平台，在满足HR 部门业务管理需求的基础上，还能将HR 管理生态链上不同的角色联系起来，使得eHR 成为企业实行“全面人力资源管理”的纽带。

　　问：那么eHR 系统能解决企业哪些层面的问题，对企业HR 管理是否一定必要？

　　申刚正：eHR 系统主要解决企业HR 管理3 个层次的问题：

　　1） 提高HR 部门的工作效率，将更多行政性的重复性的工作交由eHR 系统来处理，以使得HR 管理者能抽出更多时间考虑对公司人力资源战略更有价值的问题；

　　2） 通过搭建基于标准化HR 业务流程的工作平台，使得不同管理者的个人管理习惯统一到更为规范的管理体系之中，而管理只有成为一种习惯，才能发挥其最佳功用。EHR 系统通过为HR 管理搭建一个标准化规范化的平台，可以帮助实现HR 管理的一贯化；

　　3） 通过建立起一系列的人力资源管理指标（如人力资源状态指标与人力资源经营指标），来提升企业基于“以人为本”、“投资于人”理念的经营决策能力。事实上，如果企业还采用传统的方式进行人力资源管理，管理者无疑会长期局限于对事

　　的管理，而没有更多的精力去考虑对人的管理、开发乃至经营的工作，这样，人才在企业中的价值也无法被充分挖掘出来，这无异于是对企业重要资源的浪费；同时，如果企业内部不能坚持在统一的管理规则下进行人力资源管理，必然会导致管理流程不顺，效率不高，从而增加了管理的复杂度与内耗；最后，如果缺乏信息系统的支持，高层管理者就很难获得及时准确的人力资源相关信息（尤其是人力资源与企业经营之间的关联指标），也就无法从根本上引起企业领导对人力资源工作的重视。可以说，企业人力资源管理要么信息化，要么其职能就会走向相对弱化。

　　问：中小企业是否也需要eHR 系统？

　　申刚正：中小企业因为员工规模不大，HR 管理跨度较小，似乎通过人工就可以完全胜任全部的人力资源管理工作。但实际上，人力资源管理的复杂与否不在于对企业的员工数目是否能数得过来，而在于任何一个员工在企业得全生命周期，都是需要完整地记录其职业轨迹的，人工管理的方式显然会极大影响工作的效率，eHR 系统就能较好地胜任这份工作。事实上，越是小的企业，越有条件帮助员工进行个性化的职业发展规划，通过eHR 系统来对员工进行管理，将有力地支持企业对人力资源的深度开发。当然，中小企业在实施eHR 系统时，需要根据自身的实际情况选择适当的管理模块，不必贪大求全。

　　问：eHR 系统对企业CEO 能起到什么作用呢？

　　申刚正：HR 管理如果没有企业高管人员的重视，是很难上升到企业战略层次的。而要得到企业领导的重视，就必须要让领导积极参与到HR 管理活动中来。eHR 系统如果设计得好，就是这样一条重要得纽带。对CEO 而言，eHR 首先是人力资源信息查询与决策支持的平台。CEO 能不通过HR 部门的帮助，自助式地获取企业人力资源的状态信息，在条件允许的情况下（要求企业业务管理系统、财务系统的基础数据比较完善，并能跟eHR 平台集成起来），CEO 还能获得各种辅助其进行决策的人力资源经营指标。其次，利用eHR 平台，当某个HR管理活动的流程到达CEO 处时，CEO 还可以在网上直接进行处理。当企业领导从eHR 平台上能及时获得他想要得信息时，就会逐渐增加起对HR 管理得热情，甚至在HR 管理得意识上也会不断得到提高。这无疑将有力推动HR 管理得工作。

　　问：针对不同行业不同性质的企业，eHR 系统能象财务软件那样具备很强的通用性么？

　　申刚正：虽然，人力资源管理都是以人为管理对象，理论上，不管什么类型的企业，人力资源管理的内容与流程都应该有统一标准可遵循的，eHR 系统也应该是通用的。但事实上，由于不同性质企业之间业务的差异性，必然导致人力资源管理的侧重点与管理方式有所不同，亦即具有一定的个性化特征，因此，企业试想像采购财务软件一样，HR 软件也应该买来就能用的想法是不现实的。企业必须采用"平台+模块+客户化开发"的思想。这里指的平台，就是人力资源管理的通用框架，是eHR 系统的基础设施，对任何企业都通用；模块是实现在软件平台基础之上的HR 业务管理，企业可根据自身的需求选择实施哪些模块，这使得整个eHR系统的可伸缩性很好；而客户化开发，就是要实现不同企业个性化的需求，只有这样，才能真正为企业提供量身定做的解决方案。

　　问：企业如何选择eHR 系统供应商？

　　申刚正：一般而言，在选择eHR 系统供应商时，可综合考虑如下因素：

　　1) 系统功能

　　2) 方案可行性

　　3) 供应商实力

　　4) 服务水平

　　5) 产品价格

　　问：是否需要在实施eHR 系统之前引入管理咨询？

　　申刚正：前面讲过，eHR 系统可以解决HR 管理不同层面的问题，在提高工作效率这个层面上，基本上是与管理咨询无关的；在建立基于优化流程的工作平台这个层面上，如果预算允许，而自身能力又不足以胜任，可以引入咨询机构帮助缕顺管理体系，但一般eHR 系统中，在工作流程这一部分都会有一定的基础，如果预算不允许，也可借鉴eHR 系统中积累的经验；对于决策支持层面，指标体系的建立最好是能有有相关经验的咨询机构介入，帮助客户来提取适合企业经营发展的一批人力资源经营指标，然后由eHR 系统供应商通过二次开发来实现。

　　问：企业如果有较强的技术力量，自行开发eHR 系统是否比外包更有优势？

　　申刚正：对于拥有自己的IT 部门的企业而言，很多时候，在建立企业的HR 系统时，总是在自行开发还是外包开发之间艰难选择。很多时候，企业领导与IT 部门因为没有深入参与到HR 管理活动中，不能很好理解HR 管理的复杂程度，所以会认为HR 系统的设计与开发并不是太困难的事情，同时，考虑开发成本的问题，他们往往主张HR 系统应自行开发；而对HR 部门而言，他们很清楚企业IT 部门自行开发HR 系统将面临的诸多问题，首先，因为IT部门对HR 业务的陌生，使得HR 管理人员必须花很多的精力让IT 人员去理解业务；其次，由于没有过去积累的经验，IT 部门从系统分析与设计到系统开发完成并稳定运行的周期，可能会远远超出想象，一方面影响了HR 部门的工作，另一方面实际投入的成本恐怕比外包还要高。因此，根据专业化分工的原则，无论企业IT 力量如何强大，自行开发eHR 系统的代价都会比外包给专业eHR 系统供应商会大。

　　问：eHR 系统如何适应企业灵活快速的变化，而无需二次开发？

　　申刚正：我们认为，不管企业如何变化，企业的管理方法是保持相对稳定的，变化的主要是组织结构以及工作流程等。因此，eHR 系统必须支持组织结构的灵活调整，并且只需在组织管理模块进行组织结构调整后，就可以在整个系统内实现功能的自动适应，比如权限、人事信息等。另外，因组织结构调整而发生的业务流程变化，可通过流程自定义功能实现。但是，需要指出的是，如果人力资源管理政策发生调整，必然导致业务需求的变化，此时，二次开发是不可避免的了。

　　问：企业实施eHR 系统面临的主要风险是什么？

　　申刚正：企业实施eHR 系统的主要风险在于：

　　1) 项目实施的范围与边界是否明确。这有赖于项目的前期基础工作是否扎实， 项目管理是否得当。如果范围与边界不明确，就意味着需求不明确，项目很难收尾

　　2) 项目组成员，尤其是客户方项目组成员的变动，对项目的推进都会造成较大影响

　　3) 供应商、企业人力资源部、企业IT 部门三方能否达成以企业作为共同的用户来服务，决定了合作过程的顺利与否。不能简单地认为整个项目的实施只是供应商的工作，而是需要三方组成高效的项目组，一起分工配合完成

　　4) 企业的人力资源管理政策、制度、流程是否有决心实行统一化管理，直接影响到系统实施与推广的工作量

　　5) 企业网络环境、服务器性能如果出现瓶颈，将会影响系统的运行效率，从而直接影响用户的应用，会造成用户对系统的抵触

　　问：如何实施eHR 系统

　　申刚正：企业在实施eHR 系统之前,首先要对自身作一个客观而充分的评估,要了解企业HR 管理当前所处的阶段、实施eHR 系统的预算以及是否需要引入管理咨询等等,然后才能确定将要实施的eHR 系统的范围与边界。一方面,不能只是要求eHR 系统简单地满足企业当前的HR 管理需求,而要充分考虑eHR 系统是否能为HR 管理层次的提升带来帮助,另一方面,要从企业的实际情况出发,不能盲目地贪大求全,追求时髦,要尽可能做到量体裁衣。只有将自己准确定位,才能寻找到合适的解决方案。在了解自己的需求之后,就要选择一家合适的eHR 解决方案供应商。如何选择合适的供应商,在前面已经做过说明,这里不再重复。需要特别指出的是,eHR 解决方案的实施过程绝对不是简单的产品买卖,而应该视为一个完整的项目。项目的实施过程将分为三个阶段:实施前与供应商配合进行的需求分析与系统设计阶段、系统实施与客户化改造阶段以及系统应用培训阶段。项目实施完成后,用户还应该与供应商进行售后技术支持的合作,以确保系统能适应企业HR 管理不断变化的需求。实施前与供应商配合进行的需求分析与流程设计阶段往往会占据整个项目实施周期一半以上的时间,这个阶段,对HR 管理者来讲,是一个难得的整理与完善HR 管理运作体系的过程,有利于将以往离散的工作规范化、系统化,对供应商来讲,事先将客户的需求理顺,对整个项目的顺利实施也起着决定性作用。因此,用户与供应商都应认真对待这一阶段的工作,而不应急于马上就要看到系统运行的效果。

　　问：采用何种实施方法和步骤，确保建立既先进又适合企业个性化需求的eHR 系统？

　　申刚正：要建立先进而适合企业个性化需求的eHR 系统，必需要做到：

　　1) 充分了解：即充分评估企业人力资源管理当前所处的阶段，在引进先进管理技术时就不至于盲目求全、求新，这是最重要的；

　　2) 借鉴经验：专业eHR 系统供应商可以将过去积累的经验有选择地引入到企业，对企业的人力资源管理需求有一定提升价值，但不应不顾企业的实际情况，导致引进的管理技术使得管理体系变化太大；

　　3) 满足需求：充分满足企业人力资源管理工作当前的需求，这部分工作往往需要对系统进行二次开发来配合完成，从而实现企业个性化的管理需求。

　　总言之：要达到上述目标，就要在满足企业当前工作需求的基础上，通过借鉴和引入其他企业先进的经验，对企业的HR 管理起到一定的提升作用。

　　问：如何实现系统的安全机制？

　　申刚正：HR 数据对企业而言是比较重要的，eHR 系统必须能确保这些数据的安全性。eHR系统的安全机制主要涉及数据的传输、数据存储、数据灾难恢复、身份验证以及系统日志等环节。数据在网络中传输以及在数据库中存储，需要采用适当的安全加密措施来确保数据的安全，但数据加解密的过程与系统的运行效率存在较大矛盾，解决方案应该是：对数据包内的关键数据在存储时进行加密（比如部分薪资福利项目），对数据包整体而言，通过客户程序与服务程序内嵌的加解密算法以及相关的标准安全协议来确保传输过程的安全。此外，系统登录时的严格身份验证机制以及系统提供的日志功能，都能够强化系统的安全性。通过建立规范的数据库管理机制，系统还应定期手动或自动进行备份，以备灾难恢复之需。

　　问：您能讲一下加入WTO 后中国人力资源发展的新思路吗？

　　申刚正：国内企业HR 管理面临的困境，需要从根本上解决两个问题：高层管理者的意识以及专业HR 管理团队的素质。但当我们双脚迈进WTO 的时候，巨大的竞争压力使得我们的企业注定无法去慢慢解决高层管理者意识与素质的问题，我们的企业在经营管理能力上需要的是跨越式提升。人力资源管理系统（Human Resource Management System，HRMS）的建立与应用，无疑是迅速提升企业HR 管理水平的最佳途径。好的人力资源管理系统，其本身就是HR 管理理念、管理方法与信息技术的完美融合，人力资源管理系统的实施过程，也是帮助企业系统地建立新的人力资源管理体系（包括人力资源战略、方法、制度、模型、流程乃至具体的表格等）或梳理现有人力资源管理体系的过程，它能以较快的速度使过去常常被企业束之高阁的HR 管理体系以可操作的形式表现出来，将HR 管理的业务流程不断进行固化与优化，从而帮助企业建立起信息化、专业化的HR 管理平台。当管理者习惯于在这个平台上完成日常管理工作时，好的理念与方法已经悄然渗透到他们的管理意识当中；专业HR 管理团队也因将更多事务性工作外包给人力资源管理系统处理而提高了效率，并使其能有更多的精力关注战略性人力资源管理。