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一、实施EHR的背景与目标
北京·松下彩色显像管有限公司(以下简称BMCC)是中日合资的大型显像管制造企业，自1987年成立之初，就着手建立人事管理体系。但这套体系基于传统的人事管理思路，在日常管理中一直侧重于工资管理和考勤管理。随着企业规模的扩大，员工职位层次众多，企业组织结构趋于复杂，企业发展对人力资源管理提出了越来越高的要求，迫切需要建立一套既适合中国特殊的人力资源管理环境，又具有现代管理理念的人力资源管理系统。
2004年BMCC人力资源部根据公司的总体发展战略，通盘考虑人力资源的关键问题，明确了人力资源管理信息系统项目方案(BMCC EHR)的总体目标，通过选用外部基础软件，由其系统工程师与BMCC人力资源部管理人员通力合作共同完成了基于网络技术的EHR系统。BMCC EHR系统的总体目标是：
(1)通过实施EHR系统，优化企业人力资源体系，根据本企业需求进行个性化设计，将人力资源系统建成基于INTERNET技术架构的核心信息系统。
(2)通过多层次的人力资源管理信息资摞整合，实现对员工招聘、基础信息、薪资福利、培训、绩效评估、人才管理等环节的有效管理，使人力资源工作流转自动化、业务流程规范化、管理工作系统化。
(3)通过有效利用EHR系统，为管理层和决策者提供真实、准确的人力资源信息查询与决策平台。
(4)通过网络技术的应用，为员工提供各种形式的自助服务，实现信息共享，增加人力资源管理工作的透明度，提升员工的满意度，引导全体干部、员工共同参与和执行人力资源管理活动。
(5)利用EHR，帮助人力资源管理人员从日常烦琐的行政事务中解脱出来的，提高人力资源的整体工作效率，以利于他们更加关注战略层面的人力资源管理工作，提升人力资源管理在企业战略中的地位，并为实现企业战略目标提供强有力的人力资源管理支持。
二、BMCC EHR系统对提升企业管理的作用
BMCC EHR系统开发平台是一套基于大型数据库(SQL SERVER)的系统，可以顺利导人企业以前的数据库历史资料。通过一系列的可视化开发工具，实现数据结构的定义、用户输入界面、用户权限的分配以及输出报表等，既能保证快速构建满足当前需要，也能在今后进行扩展开发，适应企业管理的发展需要，更便于企业组织结构调整、薪资结构调整、薪资福利政策变动、公司规模变化等。
系统从立项、软件考察、需求分析到系统初步成型历时六个月，试运行三个月后正式开始使用。系统建设过程中，以顺利完成实际工作为出发点，充分考虑了现代人力资源管理发展的新方向，涵盖了现代人力资源管理的多种业务范畴，包括人力资源需求预测(人员计划)、招聘中心、员工培训(职业生涯管理)、职位评估、奖励惩罚、薪资福利、补充养老保险、成本中心等。各功能模块可与Excel进行数据自由交换。主系统使用部门包括人力资源、行政、总务、财务等管理部门，实现数据多部门共享。
BMCC现有职工5276人，人力资源部12名员工要负责整个企业的员工招聘、考核、合同管理、工资、培训等人力资源管理工作，在这些工作中，花费时间最长、重复次数最多的就是考勤、工资和就餐管理。从实施EHR系统后的实际运行情况看，目前效果明显，以前烦琐的考勤、薪资管理变得异常轻松，工作效率成倍提高，人力资源管理人员得以从日常事务中解脱出来，使他们有时间和精力将工作重点转移到企业人才规划、人才风险管理、员工职业生涯规划等深层次的人力资源管理。
1.考勤、就餐管理
在考勤管理方面，人力资源部每月需要对300个单位进行考勤统计分析，而原系统在使用过程中发生很多问题，如考勤申报手续烦琐，任务繁重；不支持网络化，速度慢，不能实现信息共享；使用的条码考勤卡，容易被复制，常常带来管理上的混乱。新系统则采用无法复制的非接触IC卡进行刷卡考勤和就餐，员工的就餐时间即时反映，就餐次数汇总处理，统一提供。
原考勤数据是打印在纸上，下发到各考勤单位，平时各基层单位无法查询考勤数据，上报的考勤也只是写在纸上。每月人力资源部在汇总时，经常发现有的考勤报表计算有误，不仅给汇总工作带来许多麻烦，而且难以保证数据的真实性和准确性，更加无法满足人力资源管理的更高要求。实施EHR系统后，每到一个考勤期(考勤时间设置为上月16日到当月15日)结束后，考勤刷卡数据自动传送到Auto Mail服务器上，由各单位考勤员通过网络完成数据的下载，考勤处理后其数据自动汇总，然后上传，人力资源部经过审查后，导人数据库服务器中，大大缩短了考勤的汇总制作周期，减轻了人力资源部的劳动强度，而且减少了手工录入数据的错误率，工作效率大为提高。
2.薪资福利管理
相对于拥有5000多人的现代化大型企业，BMCC原薪资管理系统显得功能单一，当进行多类别人员的多次薪资发放时，计算起来非常困难，还经常出现一些错误。而且原系统没有社会保险项目和福利管理功能，不便于查询相关的历史数据，人力资源部常常因此投入大量的时间和精力。
新系统可以自定义薪资类型，支持各不同薪资制度，实现多地区薪资发放，并根据薪资发放性质，在首先遵守税法的前提下，采用不同的计税方法。例如，发放经营者年终奖按全年进行分摊计税；发放双薪按单独纳税方法计算，做到合理合法纳税。其次，提供各种薪资成本分析、薪资报表、薪资历史台帐数据及提供养老保险、医疗保险、失业保险以及住房公积金的数据管理。
对于员工的福利、宿舍及家属信息进行统一管理；员工商业保险，也可以通过EHR系统的福利管理功能来实现，从而使以前的零散管理转变为统一管理。
3.自助服务
现代人力资源管理绝不仅仅是人力资源部门自己的事，而是全体公司干部、员工的工作，每一个管理干部都要进行人力资源管理，每一个员工也都需要了解公司现行的人力资源管理。通过员工自助系统，能够使人力资源管理更加方便和有效，使得人力资源管理延伸到普通员工，从而使人力资源部与管理者、管理者与员工、员工与人力资源部的沟通更加畅通、便捷。
通过设置在食堂、厂区等4台触摸屏查询机，员工可以自助完成进行以下操作：查看实际刷卡时间、查看考勤申报情况；查看工资记录，自助打印当月工资条；查看人事政策和培训信息。其中工资记录仅对员工本人开放。
员工自助服务不仅增强了人力资源部的透明度以及与员工的沟通，而且以往员工频繁向人力资源部询问的事情大大减少，减轻了人力资源部的工作负担。同时，管理者也可以通过该系统获得及时、准确的数据，实现了全员监督和及时管理。员工自助还可以进一步扩展，配合公司ERP网上公文审批，充分提高工作效率。
4.职业生涯管理
员工管理是企业存在的源泉，并与企业的发展相互促进，因此，为员工职业发展设置职业通道是人力资源部的一项重要任务。BMCC从新员工人厂开始，系统记录新员工的工作意向。从离职员工的离职谈话入手，了解并记录离职员工的层次、年龄、离职原因等，以便于人才预警分析。通过对在职员工提供多层次的培训和详细记录(包括培训对象、内容、时间、地点、参加人员等)，使员工迅速找到自己的职业目标，为未来工作提供现实的选择。
三、实施EHR应注意的几个问题
在BMCC开发和实施EHR系统的过程中，有以下一些体会：
(一)实施EHR的三个必要条件
1.公司决策层对项目的支持
现代人力资源管理越来越受到公司管理层的重视，如果没有管理层的支持，人力资源管理很难上升到企业的战略层次。BMCC EHR系统从构思阶段就得到了公司领导层的高度重视，给予了强有力的支持，帮助人力资源部门理清了人力资源的管理思路。
2.做好需求分析
EHR系统是将优秀的管理理念和方法，通过信息系统与企业实际需求相结合的产物，因此，EHR系统只是辅助人力资源管理的一种工具，它所体现的效用与企业的经营管理水平密不可分，所以，企业在实施EHR之前，首先要明确企业的发展战略，对人力资源管理的现状要做客观的分析和评价，只有从企业的实际情况出发，准确定位，才能找到适合企业人力资源管理的解决方案。
3.组织和思想上的准备
(1)从组织上保证项目的顺利实施。成立项目实施小组，成员应包括本企业人力资源主管、IT工程师、系统各相关模块使用者、软件公司的系统工程师等。
(2)从思想上加深小组成员对项目的理解。通过实施项目动员，集思广益，使工作定位清晰，大家目标一致。
(3)从功能上系统规划各组成模块。先做出业务流程图，再通过标准模板组合、个性化设计开发，实现业务的顺利完成。
(二)选择适合的软件公司
(1)目前市场上的HR软件种类繁多，编制的语言和使用的基础各有不同，因此选择一款适合的基础软件至关重要，只有最适合自己企业的才是最好的。
(2)要经过充分的调研、论证，考察其软件系统的使用状况，稳定性、灵活性、可扩展性以及软件的后续维护情况。基础软件的标准模板部分与企业的需求差距越小越好，这样可以减少许多个性化设计，从而保证将资金和精力投入到最关键的地方。
(3)要充分考察软件公司的信誉度和技术实力，软件公司的规模并非是越大越好，但他们的技术人员对软件和人力资源管理必须十分熟悉，以便于沟通和实现目标。
(三)实施过程的监控和反馈
实施过程中系统工程师经常按自己的习惯设计一些具体问题，有时考虑不到企业自身的特殊需求，因此，需要人力资源部随时提出改进建议和方案。另外，许多软件公司不能充分预计工作量，尤其在提供个性化服务方面不尽人意，经常不能按时完成。因此，人力资源部必须向软件公司提出明确的需求，并将这些要求最好写进合同文本，使他们对工作量能够有一个正确的估算，以避免发生不必要的纠纷，保证项目的如期完成。项目完成后，根据实施情况与软件公司进行技术合作，以确保EHR系统适应人力资源管理不断变化的需求。
(四)系统必须具备的功能特性
基于企业人力资源管理的目前需求和未来需求，EHR系统必须具有以下功能特性：
1.灵活性：自定义业务工作流程、功能模块、报表、计算公式、数据表(薪资项目)、用户界面、能创建任意格式的输出、查询等。
2.扩展性：前台应用与后台定义的数据结构无关，使得系统容易扩展，实现更多功能。
3.开放性：用户能够自由的改变业务规则。当国家和企业的制度有变化，系统能够及时的更新，无需重新设计，避免企业重复投资。
4.安全性：数据存储安全包括信息传递的安全，信息变动的安全，数据的备份与灾难恢复。
5.集成性：与其他MIS系统有着良好的数据传输接口，与MS office系统能进行完美的数据交换。
