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公司背景
飞利浦电子(北京)有限公司(Philips Electronics (Beijing) Company Limited)是隶属于荷兰皇家飞利浦(Philips)在中国的外商独资企业。公司自 2001年4月投资生产以来,得到了北京市政府的大力支持,发展非常迅速,目前有十五条进口全自动微型扬声器生产线,年产超过1.2亿个扬声器。公司的产品总部设在奥地利维也纳,有着近80年生产扬声器的经验。90年代以来,公司将重点转移到生产通信类扬声器,广泛应用到手机、无绳电话、多媒体等多类产品上,业务得到了长足发展。
需求与问题
早在2003年底,飞利浦电子(北京)有限公司就成为了铂金(中国)有限公司(简称:“铂金”)的用户。当时,飞利浦电子(北京)有限公司选择了PowerHRP铂金人力资源管理系统。在双方的共同努力下,飞利浦成功实施了人员信息维护和薪酬福利管理部分。随着公司业务发展,员工不断增加,公司在考勤管理方面原先的手工模式不能够达到准确、高效和规范化的要求,因此飞利浦希望实施电子化的考勤管理。由于双方此前的成功合作,飞利浦开始与铂金接触,探讨考勤系统实施的可行性。
选择铂金的人力资源管理解决方案
根据飞利浦电子(北京)有限公司的实际情况,选择一套适合的考勤跟踪管理系统的需求主要体现在:
· 希望通过系统进行准确、高效和规范化的考勤管理,从而减轻人事的工作量,提高工作效率;
· 通过软件系统,实现考勤弹性账户管理等个性化需求;
· 该系统能与Notes系统接口,实现网上休假申请;
· 该系统可以提供员工异常考勤报告。
在经过了综合的评估之后,飞利浦电子(北京)有限公司的实际情况决定采用铂金提供的PowerATS考勤跟踪管理系统。铂金PowerATS考勤跟踪管理系统是连接考勤机与人力资源管理系统的桥梁,能够提供全面有效的考勤管理功能。PowerATS可与任何类型的考勤机接口,用户可根据企业的要求灵活地设定简单或复杂的班次及排班表,并对考勤机内的原始数据进行有效的处理、归类和分析。系统功能中特别吸引飞利浦的是,PowerATS可提供多角度、准确的考勤分析报告,并能够与PowerHRP人力资源管理系统全面接口。
项目实施过程
铂金在对飞利浦电子(北京)有限公司进行了周密的业务流程和系统需求分析后,于2005年3月正式启动了该项目。整个项目的具体实施过程分为以下几个步骤进行:
Power ATS 考勤跟踪管理系统的基本设置
由于在系统中处理考勤数据与原先的手工方式有着一定的区别,因此在实施过程中,铂金实施顾问着重帮助飞利浦重新梳理考勤方面的政策,共同确定了新的考勤处理流程,并对软件中相应的功能作了培训。最终明确了考勤管理各个环节上的工作人员在每个考勤周期中的工作职责和工作步骤。
企业生产线上的排班非常规律,因此在系统中定义的排班情况并不复杂。除PowerATS标准的原始数据导入、考勤审查、用餐管理、考勤结果上传之外,实施团队的重点工作还集中于飞利浦的个性化需求:考勤弹性账户,与Notes系统接口实现网上休假申请,以及员工异常考勤报告。
考勤弹性账户管理的实施
PowerATS考勤跟踪管理系统不仅本身具有强大的考勤管理功能,还具备良好的开放性和灵活性,能够根据不同客户的实际考勤需求做出相应调整,并能与PowerHRP及其他系统整合使用,提高管理效率。在飞利浦,通过PowerATS与PowerHRP的协同,实现了考勤弹性账户管理,能够将加班与休假进行累积并互相抵扣。
Power ATS考勤跟踪管理系统与Notes系统对接的实现
在PowerATS考勤跟踪管理系统的实施过程中,飞利浦的IT部门同时在开发基于Notes的网上休假申请系统。铂金顾问与飞利浦HR和IT部门进行了多次沟通,三方共同确定了Notes系统与PowerATS的接口方案。在实施及详细测试后,最终成功地使来自Notes的休假申请记录通过接口体现在PowerATS中,省去了休假记录的二次输入工作,提高了HR部门的效率。
员工异常考勤报告的建立
将考勤数据审查后的“问题记录”反馈给员工也是飞利浦HR部门所考虑的问题之一。实施顾问帮助客户从大量的考勤审查结果中筛选出特定的缺勤或漏刷卡记录,并通过PowerHRP的高级报表制作成“员工异常考勤报表”和“部门异常考勤报表”,打印后可交给员工或部门考勤员进行确认。这项工作大大提高了考勤管理的精度和效率。
整个项目过程中,飞利浦电子(北京)有限公司相关人员与铂金技术顾问充分配合,合作非常顺利、非常愉快,在项目完成过程中起到了关键作用。
实施效果
经过4月- 6月的测试运行及问题解决,PowerATS考勤跟踪管理系统于2005年7月在飞利浦电子(北京)有限公司正式上线运行。通过实施,双方都感到项目的成功依靠的并不仅仅是软件本身的功能,前期对于需求的仔细分析、实施中客户各部门及铂金之间的顺畅沟通,以及项目所有参与者持续不断的努力都是至关重要的。
PowerATS考勤跟踪管理系统的实施极大地提高了飞利浦电子(北京)有限公司人力资源部门在日常考勤管理方面的工作效率和质量,也大大降低了系统的维护成本。希望通过铂金的HRMS使飞利浦电子(北京)有限公司的人力资源管理跻身于行业的领先地位,从而协助和推动其业务的发展。
在2005年铂金第三届用户大会上,由于成功实施了PowerHRP和PowerATS系统,飞利浦电子(北京)有限公司被铂金评为年度最佳用户。
