商业连锁企业以信息化升级人才管理模式

        人力资源管理问题是制约商业连锁业发展的重要问题。如何建立起覆盖多个地区、众多门店的有效的人力资源管理体系是很多连锁企业面临的一个挑战。
        北京超市发连锁股份有限公司是北京市著名的超市连锁企业，是商业连锁企业的典型代表。超市发现有直营店74家，经营面积16万平方米。北京超市发结合信息技术做了一些人力资源管理方面的尝试，形成了新的人才管理模式。
 
        一、超市发面临的人力资源管理问题
        超市发作为一家商业连锁企业，面临着该行业非常典型的人力资源管理问题：
        1、快速扩大的规模和门店数量导致人力资源管理体系难以有效贯彻。随着企业快速发展，门店数量不断增加，在这种情况下人力资源管理体系能否有效贯彻、各门店能否有效执行，成为超市发总部人力资源部面临的现实问题。
        2、复杂的人员类别增加了管理难度。连锁性经营企业中普遍存在人员类别复杂的现象，既包括企业自有人员，又包括各种供应商所属人员，以及劳务派遣人员。不同的人员类别需要在人员管理、薪资管理、保险管理方面采取差异化的策略和管理方式，很显然这将增加很多工作量。
        3、大量分散的门店人员流动带来巨大的工作量和劳动纠纷风险。各个超市门店分散，而且人员数量较多，再加上人员流动频繁，造成的结果就是总部人力资源部甚至无法及时掌握各门店的人员状况。在此情况下，随着国家对劳动合同管理规范性要求的提高，各门店管理水平高低不一，这样整个企业将面临很高的劳动纠纷风险。
        4、无法满足企业高层对决策信息的需要。人力资源数据是企业高层进行决策的重要依据，因而对各类人力资源报表需求量很大。但传统管理条件下，手工编制报表不仅耗费大量时间，更由于人员快速流动、信息分散，数据滞后、准确度不高。这些都制约了人力资源部门对高层决策的支持力度。
        5、无法满足企业快速发展条件下加强管控的需要。超市行业具有很强的集中管控需求，因为集中管控能够实现规模效应、降低管理成本、提高整体效能。但从地理分布上看，超市门店十分分散，因此人力资源管控能力亟待加强，加强对员工招聘、培训、薪酬、保险等人力资源各环节的管控成为当务之急。


        二、信息化建设
        面对上述一系列问题、企业发展的新需求，超市发于2007年8月与宏景软件启动了人力资源信息系统建设，并于2008年初顺利上线。系统涵盖了组织机构、人员管理、薪酬管理、保险管理、培训管理、报表管理等模块，将超市发4000多名正式员工和3000多名退休职工全部纳入了信息系统。
       系统投入使用后，大大提升了管理效率和精细化程度。基于前期应用成果，超市发又于2010年4月将系统升级到b/s架构，实现了基于internet的应用。截至目前，系统运行平稳，有效地支撑了超市发人力资源管理业务。


         三、信息化建设的价值
        建立起全面、规范的人力资源基础信息库
基于宏景e-HR系统，超市发建立起完备的人力资源信息库，囊括了全集团组织机构、岗位及人员基础信息。这就从根本上解决了过去各门店人员信息分散、人员流动频繁，而总部人力资源部信息残缺不全、严重滞后的问题，全面掌握了集团人力资源的“家底”。
        工作效率大幅提高，管控能力不断增强
        超市发所有人员的薪酬、保险都在总部集中发放，因此每到月底人力资源部工作量巨大；反过来，分散发放又担心失控风险，这是所有连锁企业面临的问题。
       系统建成后，只需每月底将考勤数据导入，系统自动完成当月薪酬核算；各类社会保险缴纳数额也根据预设的缴费基数、缴费比例自动完成计算；然后，系统自动完成个人所得税的核算、扣缴；最后，系统还支持一键完成银行报盘数据生成，只需提前根据银行要求完成数据格式设定。
        很显然，系统承担了传统手工方式的工作内容，带来了工作效率的大幅度提升，同时又确保了准确率。更重要的是，这种方式突破了总部对下属门店薪酬、保险管控的局限，实现了各个门店、所有人员有效管控。
        业务自动预警提醒，管理变被动为主动
        人力资源管理中很多工作都有严格的完成时限要求，比如劳动合同管理。面对数千人的管理，事项繁多，完全依靠手工方式很容易顾此失彼。
        人力资源管理信息系统则可以轻松地化解这个问题。如上面提到的劳动合同管理，只需在系统内预设好合同到期提醒，那么系统就将自动在合同到期前一定时间（如在系统内设定为7天）进行提醒，显示到对应管理人员系统首页上的预警提示区域；此时，只需点击链接即可办理合同续签或终止手续。这样，再也不必担心频繁的人员流动，劳动合同管理井然有序。
        当然，人力资源管理的其他业务都可以设定类似的预警提示功能，这样就让工作变被动为主动，不是“人找事”、而是“事找人”，待办工作事项自动提醒、自动排到相关人员的日程上。
        便捷的统计分析，快速响应决策数据需求
        超市发的快速发展对人力资源部的决策支持能力提出了越来越高的要求，企业高层决策经常需要各种人力资源数据报表。
  
        目前，超市发人力资源部可以从信息系统中随时进行数据查询、统计，生成各种统计报表、分析图表；还可以随时根据领导决策的统计指标需求，在系统内绘制报表格式，随后系统就可以自动取数、生成报表。自动查询统计、报表输出功能将超市发人力资源部门从庞杂的报表制作中解脱出来，只需及时维护基础信息，及时性、准确性都可以得到保证。
         e-HR系统推动了超市发人力资源管理体系的全面提升。在目前应用成果的基础上，如何进一步推进e-HR应用深度，支撑集团门店扩张和管理升级，是摆在超市发人力资源部门面前的现实课题。