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转型电子签约势在必行,企业HR需要关注这些问题

   日期:2022-06-21     浏览:61    评论:0    
核心提示:在RUPT(急速Rapid、莫测Unpredictable、矛盾Paradoxical、缠结Tangled)时代下,企业面临着巨大的不确定性,疫情影响、政策调整、市场环境变化、企业业务转型等不同场景都对组织人力资源管理产生巨大影响,并加速了在线办公、在线会议、在线学习等人力资源数字化科技的普及,其中,电子签约作为企业人力资源管理转型的关键

在RUPT(急速Rapid、莫测Unpredictable、矛盾Paradoxical、缠结Tangled)时代下,企业面临着巨大的不确定性,疫情影响、政策调整、市场环境变化、企业业务转型等不同场景都对组织人力资源管理产生巨大影响,并加速了在线办公、在线会议、在线学习等人力资源数字化科技的普及,其中,电子签约作为企业人力资源管理转型的关键数字化设施,日益受到HR们的关注。

6月16日,人力资源领域专业机构智享会在深圳举办了人力资源线下展示会,活动吸引了全球食品巨头玛氏中国、领先精密仪器及衡器制造商梅特勒·托利多、李锦记集团旗下无限极、中兴财经等各行各业的企业人力资源领域专家与从业者参会,大会也邀请了电子签约行业知名厂商上上签电子签约,为近千位HR进行了电子签约相关答疑。

在现场,围绕电子合同展开的讨论愈发深入,大家不仅关心“电子签约是否安全合规”等基础问题,更延伸至“电子签约如何提升HR共享服务中心效能”、“电子签约与HR系统以及公积金社保个税系统的连接”、“电子签约在企业中领先的应用经验及效果”等电子签约落地应用的业务问题。

对此,上上签电子签约将HR们问及较多的问题做了概括答疑,希望能帮助大家更好地了解认识电子签约。

第一部分:电子签约的法律有效性

1. 电子签在人力资源领域有哪些常见的应用场景?

上上签电子签约:通常在员工入转调离各个阶段都可以应用,具体如下:

  • 入职前:面试通知函、入职信息登记表、录用通知函、背调协议等;
  • 入职中:劳动合同、保密协议、竞业条款、员工手册、入职履历表等;
  • 在职阶段:在职证明、居住证明开具、收入证明、异动申请单、人事变更确认单、改签/续签合同、绩效表格等;
  • 离职阶段:离职申请、交接清单、离职证明、劳动关系解除协议书等;
  • 还包括疫情期间的特殊应用,比如疫情防控承诺书、企业复工证明、个人健康确认单、居家医学观察告知书等。

2. 判断电子签有效的依据是什么,法律效力如何?

上上签电子签约:《民法典》规定电子合同也是书面合同的一种,电子签的法律依据来源于《中华人民共和国电子签名法》,该法第十三、十四条规定:可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力。

《劳动合同法》要求用人单位与劳动者签订书面劳动合同。2020年3月,国家人社部印发《人力资源社会保障部办公厅关于订立电子劳动合同有关问题的函》,文件明确:用人单位与劳动者协商一致,可以采用电子形式订立书面劳动合同。

上上签在服务客户的业务实践中,有客户与劳动者实际发生劳动纠纷,经劳动仲裁胜诉后,劳动者申请法院诉讼,客户胜诉且法院明确认可上上签的电子劳动合同的判例。

举例:(2018)桂0924民初1193号;(2018)赣0902民初5080号;(2018)云0402民初4215号;(2018)渝0112民初22139号;(2019)川0107民初1302号。

3. 国内各省市劳动法规是否已经全部接纳电子签约?

上上签电子签约:疫情以来,国家陆续出台了多个政策,鼓励用人单位签署电子劳动合同。

2020年3月,人社部就发布了 《人力资源社会保障部办公厅关于订立电子劳动合同有关问题的函》,说明了用人单位可与劳动者协商一致订立电子劳动合同。采用电子形式订立劳动合同,应当使用符合电子签名法等法律法规规定的可视为书面形式的数据电文和可靠的电子签名。

2021年7月,人社部发布《电子劳动合同订立指引》,指出各地要加大《电子劳动合同订立指引》的宣传力度,指导有订立电子劳动合同意愿的用人单位和劳动者,参照《电子劳动合同订立指引》协商一致订立电子劳动合同,确保电子劳动合同真实、完整、准确、不被篡改。

据了解,除少数偏远地区,全国各地都有在使用签署电子劳动合同的应用。从法律实践看,劳动法规各地是可以接纳的。

考虑到我国各地经济发展不均衡的现状,在人为的主观认识上,电子签约的普及程度有所差异,但是在法律和政策层面电子签约的应用和推广不存在任何障碍。

4. 电子签功能与《个人信息保护法》是否存在政策冲突?

上上签电子签约:电子签功能与《个人信息保护法》不存在政策冲突,首先电子签功能是基于电子签名技术以电子合同为载体,在线上达成合约的一种方式,与线下签署合同一样。《个人信息保护法》是为了保障个人信息不会被系统过度采集和过度应用。

由于《电子签名法》中规定电子签约需要由相关认证机构颁发带有签约方信息的数字证书,因此在采用电子签约前,对于签约方的个人信息采集流程是否规范,采集目的是否告知,应用范围是否明确,信息管理和保密是否安全,才是电子签约平台依据《个人信息保护法》需要进行流程规范之处。

上上签电子签约平台满足《个人信息保护法》相关要求,遵循最小必要原则,仅采集电子签约所需信息,并遵循相关合规要求,加密存储,未经用户同意不会用作他途,在支持电子签约顺利进行的同时,保护用户隐私信息。

第二部分:电子签约在企业的应用成效

5.  电子签章和电子合同在HR共享服务中心的成功应用举例?

上上签电子签约:上上签服务过将电子合同应用于共享服务中心的客户有贝壳找房、美团、理想汽车、世茂、达能等企业。其中理想汽车作为造车新势力企业,随着近几年新能源汽车的火热,在2021年初业务增长速度很快,企业人员不断增加并遍及全国各地,人力资源面临着招聘、培训等管理压力。HR要支撑几千人的入转调离,需要复印合同,填写合同,准备入职材料,全国邮寄快递,还不能保证寄到外地的文件是否都能收回,以及文件签署是否有效。

因此理想共享服务中心在进行信息化建设时引入上上签作为电子签约解决方案提供商,总部HRSSC团队支持全国员工入转调离等流程中相关合同的签署。在完成签约线上化的同时实现了人事流程线上的自动化闭环,通过技术赋能团队运营。

6. 电子签约的成本与降本增效之间的性价比如何衡量?

上上签电子签约:每个客户的现状、需求不一样,电子签约系统的ROI取决于客户的实际情况。

一般与纸质签约相比,使用电子签约能够缩短平均签约周期95%(纸质合同平均签约周期3天缩短到电子合同平均签约周期3分钟),降低签约成本60%(快递费)。电子签约作为现代商业交易的基础设施,企业内外部推行电子签约,不仅仅是简单的将纸质合同变成电子合同,更是对其业务创新与管理经营的一次数字化变革。

2019年世茂集团引入上上签电子签约,应用在员工入职、续签、调动等场景。据世茂人力行政平台统计,引入电子签约后,员工签署时间由平均20分钟缩短至5分钟,签署的纸质文件数量减少约70%,HR部门全年人力成本节约3000+小时,HR协同效率、员工体验和绿色可持续等方面都取得了显著成效。

第三部分:电子签约与HR系统的协同与部署方式

7. 电子合同、电子签、电子章、电子档案是否可以拉通?

上上签电子签约:电子合同、电子签、电子章是大家不同的叫法,其本质都是按照《电子签名法》的法律法规要求,通过密码技术对电子文档的电子形式的签名。

比如我们平常所说的劳动合同、员工手册、保密协议、在职证明、收入证明、离职证明等等,都可以实现线上电子签署。

随着企业人力资源信息化建设的完善,公司一般拥有很多HR系统,如招聘系统、核心人事系统、内部OA等,员工在入、转、调、离各环节的各类单据,均可以实现电子签。上上签电子签约可以提供签前、签中、签后全生命周期的合同管理。通过API接口的形式,与现有的HR系统、电子档案系统等进行打通,实现员工全生命周期过程中签署的相关电子文档的统一存储与管理。

电子档案系统通常支持批量导入,或者接口集成方式即可从相关业务系统自动收集人事档案。后续相关的员工档案查询、借阅、销毁等都全程电子化。

8. 在人力资源场景的实现方式通常是怎样的,以及与线上流程、HR系统之间的关系如何?

上上签电子签约:电子签约平台通常支持和企业内部的核心人事系统通过标准API接口进行集成打通,在不改变原有入转调离流程的情况下,HR可以在核心人事系统发起电子合同给到员工签署通知,双方签署完成后,系统可以实时下载同步。

目前我们支持与市面上常见的核心人事系统对接,诸如SuccessFactors 、Workday、北森、Moka、盖雅等。另外如果企业在相关系统建设上还不够完善,也可以独立使用上上签的签约平台完成签署工作。

9. 电子签约是否可以与社保公积金个税系统连接?

上上签电子签约:上上签开放标准API接口,技术上可与任何第三方系统进行集成。

2021年6月杭州人社网签电子劳动合同平台(简称“杭云签”)首创政企合作新模式,通过与上上签为代表的电子签名服务商开展技术合作,加速杭州电子劳动合同普及。

除此之外,上上签还与河南省人力资源开发中心、江苏就业指导中心等政府部门、公共服务机构合作,助力国民数字就业。

10. 关于电子签约的部署,SaaS云部署、本地部署如何选择?

上上签电子签约:首先电子签约没有绝对的本地化,按照《电子签名法》的要求,需要对所有的签约主体进行实名认证、申请数字证书,签名文件要包括签署的时间戳信息,以及签约的全过程要保证法律合规,证据链完整、可追溯。这些都需要与权威的机构进行外网的连接,如实名认证机构、CA机构、国家授时中心、公证处等。

完全本地化,会存在法律瑕疵,发生纠纷后,很难自证清白,所以更推荐云部署的SaaS服务商。同时,相比较本地化部署,云部署在部署方式上更加轻量,即开即用,无需单独采购服务器硬件,也省去了运维的成本。

电子签约连接的是企业和企业、企业和个人、个人和个人,采用传统本地部署也很难实现互连互通。

对于HR场景,特别是疫情,上上签作为电子签约SaaS服务商所提供的电子签约平台,可以即开即用,满足快速上线的需求。

11.  主流厂商移动端的使用体验如何,身份验证是否便捷?

上上签电子签约:上上签支持用户在多平台多终端进行实名和签署,如PC网页、手机网页、APP、微信(公众号、小程序)等。

上上签支持相对方个人/企业的实名认证,提供多种认证方式,供相对方灵活选择。针对实名认证过程出现操作问题,由专门的400服务热线及在线客服人员提供技术指导服务。同时,支持由企业配置指定相对方采用其中1种或多种组合方式完成实名认证。


中国新能源汽车制造商评价电子签约:“很多员工反馈从来没见过如此高效的入职,有助于提升一线员工的认同感,降低流失率”。

12. 使用电子签约后,如何保证员工及时收到电子签约信息?

上上签电子签约:上上签拥有自有消息通道,如短信、邮件、微信公众号、小程序等,可用于传送电子合同的签署通知。

同时,签署通知中的签署链接,可通过上上签接口获取,再由内部OA,如企微、钉钉、飞书等对员工进行发送触达。

一旦通过上上签生成并发出的合同,都有详细的签署状态记录,不仅记录了员工是否签署,甚至员工是否点开过链接、是否阅读过电子合同都有记录。HR可通过合同的签约状态进行跟催,通过上上签平台手动发送提醒。

同时,签署链接可以自定义签约截止时间(即链接失效时间),通过后台配置,可对即将截止签约的合同通过系统发送自动提醒到HR和员工。

结语

上述就是上上签电子签约为HR们整理的答疑集锦,并且,这些问题也是众多500强企业与行业头部企业人力资源部门转型电子签约时普遍关心的问题。据了解,2021年6月,上上签电子签约服务企业客户数在行业内率先突破1000万家,其中,百事、达能、海信、星巴克、世茂集团、中通等500强企业都已经在人力资源管理中引入上上签电子签约科技。上文中很多问题的答案不乏来自于500强与各行各业的领跑企业电子签约项目实施经验,相信会给正在或即将进行电子签约实践的广大HR们一些启发。

 
标签: 电子签 上上签
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