职场邮件达人—emailer 2.0

　　小小一邮件,人品大体现,收发讲时序,转抄学问深,打造好邮品,人品定非凡,

　　虽然，一些本属于email的用户体验常常被更新媒介形态所超越,但是，email的最基本用户体验--“异步一对一”却历史悠久已达数千年而不退步，为什么？“异步一对一”非常挈合东西方的“社会性”。

　　“社会性”，在东方和西方来说，有很大不同，分别对应“己所不欲，勿施于人”的和“人所不欲，勿施于人”，前者是我优先强调自我，后者是其他人优先强调人与人之间的关系准则。
 
　　在email的长期实践中，笔者逐渐发现了“社会性”的差异。而通过把email作为工作沟通媒介用来把“己所不欲，勿施于人”升华为“人所不欲，勿施于人”，恰好是职业发展和公司管理进步的一个最省力抓手。

　　主送、抄送和暗送，是email的基本功，核心精髓在于顺序。
 
　　1．1）主送
 
　　通常情况下，发信人是希望得到主送人及时回信的，尤其是第一主送人的立即回信，更是珍贵。目前各个通用ISP（163、qq、hotmail等）都有自动回信功能，但还没有一家ISP推出针对特定发信人自动回复特定内容的功能，很遗憾。

　　 一般情况下，第一主送人最好在4小时内回复，哪怕“OK”这么简单也行，以体现礼貌。如果超过了4小时，就在email正文最前面加一句特效过的“对不起，有事耽搁了，刚看到”这样的话以示歉意。如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时确认已收到并且正在处理，比如“收到了，我们正在处理，会大概在XX日XX时之前回复”。当老板常常以第一主送人身份及时地、礼貌地地回复下属和伙伴的email时,企业形成积极互动文化就是指日可待的。
 
　　如果,发信人感觉事情特别重大,必须收到收信人的回信,否则只能电话讨论或当面沟通的时候,可以在标题前部增加一个双方事先约定过的特殊标记,比如{!}、{!!}、{!!!}["!"越多越重大]。
 
　　主送人的顺序，除了第一主送人外，其他主送人依关联度来安排，关联度高的列在前面。
 
　　有一个潜规则：如果老板必须出现在主送人位置，那么，老板必须是唯一主送人。在这种情况下,抄送人一般是禁止公开回信和FWD的,而老板除一般不应该公开回信肯定/否定（会破坏公平性）,仅仅回复知晓即可。
 
　　1．2）抄送（CC）
 
　　通常情况下，发信人希望他发出的email受到更多人的关注，但并不要求一定要回信，这就是抄送得以存在的前提。除非在email正文中特别指出希望某个抄送人给出专门的意见外，比如“希望XXX（抄送人）在XX月XX日XX时XX分前给出您的意见”。在高度职业化的工作场合，同级之间发mail一定要抄送共同上级和/或共同上级指定的独立监督人，可起到见证的作用，背后有“共同上级和/或独立监督人有无限知情权”的管理思想。

　　抄送人的顺序，主要依级别/威信来安排，高级别/威信的列在前面。
 
　　有一个潜规则：老板作为最高级别/最高威信的抄送人，肯定要列在第一抄送人的位置。这种情况下，所有主送人的公开回复只能采用中性的就事论事语气并且稍微正面的人际立场。
 
　　另外一个潜规则是在抄送人边界扩大的时候以往被反复回复/转发过的邮件历史的存留问题：这时最准确的作法是，新拟一封邮件，花时间介绍背景和已有交流成果，一次只抄送一个新抄送人，提醒/委派这个新抄送人继续分发任务给期望分发的团队(如有)，然后始终汇总信息并向之前的抄送人同步。如果，后面的讨论跟自己没关系，也可以直接表明后面的邮件不用抄送自己，当然也就不用汇总信息并向之前的抄送人同步。
 
　　1．3）暗送（BCC）
 
　　是抄送的变种，可以回信但特别强调只能单独回信给发信人。在高度职业化的工作场合，虽非共同上级和也非共同上级指定的独立监督人，但有可能希望该mail的部分内容被另外一些人了解，但并不合适被主送人或抄送人知道“该mail的部分内容被另外一些人了解”这个事实。
 
　　1．4）回复（re:）和转发（FWD:）
 
　　回复分几种情况：1）最常见的是，只回复给发信人一个；2）比较常见的是，回复发信人的同时故意增减和调整主送和抄送的顺序以体现其内心期望哪些人再回信给他（回信人）或希望哪些人了解其回信内容；3）虽然常见但笔者不提倡的是，回复给发信人和所有主送人和抄送人并按照ISP提供的程序自动组织主送和抄送的顺序。
 
　　回信内容如果是逐条回复，最好用特殊颜色以与原始正文有所区分。
 
　　切忌，好的事情可以抄送给他人，不好的事情尽量一对一处理，这与表扬当众，批评不当众是一个道理。
 
　　转发的基本原则是一定要将发信人列在抄送人中。正是因为“一定要将发信人列在抄送人”，如果存在转发到发信人不希望更多无关人了解该邮件内容的可能性，就要提前向发信人打声招呼。有些公司特别在意转发的滥用,这些公司往往会要求其员工在邮件签名中加上诸如“This message and any attachment are confidential and may be privileged or otherwise protected from disclosure. ”这样的话。
 
　　总结一下，在具体操作中，要特别注意细节中所体现出的心理暗示的应对：
 
　　[场景1] 某甲是一个团队的成员，某乙是另外一个团队的成员，某甲和某乙没有高度互信，某甲想得到某乙的协助，他写了一个mail给某乙。
 
　　[点评1] 如果mail中没有点出对某乙的好处，这个mail对某乙而言是一种冒犯，某乙毫无任何理由要帮助你，无论某甲在称呼和语气上是多么的低调；
 
　　[场景2] 某甲是一个团队的成员，某乙是另外一个团队的同事，某甲和某乙有一定程度的互信，某甲想得到某乙的协助，他写了一个mail给某乙，但是CC给了某乙的上司。
 
　　[点评2] 不管mail中是否点出了对某乙的好处，但是，对某乙而言，剥夺了他的汇报权，因此，某乙一样会感觉不快；
 
　　[场景3] 某甲和某乙是一个团队的同事，某甲想得到某乙的协助，他写了一个mail给某乙，但某乙长时间没有回应。
 
　　[点评3] 对某甲而言，某乙的行为是对他的一种轻视，甚至冒犯；
 
　　[场景4] 某甲有一个疑难问题，给整个团队发mail求援，某乙有完整的答案，就写了一个mail给某甲，没有CC其他同事。某甲采纳了某乙的答案，但没有回mail感谢。
 
　　[点评4] 哪怕是单独回mail感谢，否则，某乙会感觉很挫败；

　　[场景5] 某甲有一个疑难问题，给整个团队发mail求援，某乙有完整的答案，就写了一个mail给某甲，没有CC其他同事。某甲采纳了某乙的答案，回mail感谢某乙，也没有CC其他同事。在最后的工作输出中，某甲没有列出某乙对他的帮助。
 
　　[点评5] 虽然符合礼貌原则，但某乙会认为某甲做事情不光明磊落；
 
　　[场景6] 某甲有一个疑难问题，给整个团队发mail求援，某乙有完整的答案，就写了一个mail给某甲，没有CC其他同事。某甲采纳了某乙的答案，回mail感谢某乙，同时CC其他同事。
 
　　[点评6] 这个问题比较中性，某乙会有2种感觉：1）某甲是在真心感谢他；2）某甲对他的方案不放心，想让其他人再点评一下。要避免1）的感觉，某甲必须在mail中表现出对这个答案的十分信任；
 
　　[场景7] 某甲的领导给某甲布置了一个任务，这个任务没有什么经验可以借鉴，某甲闷头做了一段时间，没有向领导汇报具体计划、阶段进展、遇到的困难和解决办法。
 
　　[点评7] 领导感觉被遗忘，肯定会相当不高兴；

　　[场景8] 某甲的领导给某甲布置了一个任务，这个任务没有什么经验可以借鉴，某甲写了一个详细的计划给领导，等待领导作出批示；
 
　　[点评8] 领导也很可能不高兴，除非该领导就是这方面的专家，否则，某甲有炫耀和浮夸的嫌疑，因为任何具体的批示，一旦失误，责任在领导，而如果笼统批示，由显得领导没水平；
 
　　[场景9] 某甲和某乙之间就一件事情通过email沟通了很长时间，某甲是发起沟通者。但是，最后一个mail是某一乙发出的，而不是某甲。

　　[点评9] 某甲属于轻微的失礼；